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¿Qué es la gestión de proyectos? Antes de
hablar sobre la gestión de proyectos,
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vamos a repasar la historia de cómo se
llegó a la gerencia de proyectos
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modernos. La gestión de proyectos como
disciplina tiene sus orígenes en
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diferentes campos, como la ingeniería
civil y proyectos de los ministerios de
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defensa. En 1860,
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el gobierno de Estados Unidos decidió
emprender la gigantesca labor de
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realizar el primer ferrocarril
transcontinental. Las tareas de adquirir,
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procesar materiales y organizar miles
de trabajadores a lo ancho del
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territorio a esa escala no tenía precedentes.
En esas épocas, la única manera de
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aumentar la productividad era mediante
jornadas de trabajo duras y largas, lo
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cual frecuentemente era la causa de
tasas de accidentalidad laborales altas.
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Además parecía que siempre ocurrían eventos no planeados que tenían un
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impacto negativo sobre los proyectos. Los
directores del proyectos no tardaron en
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darse cuenta que la baja productividad
el resultado de la falta de planeación
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y baja eficiencia en los procesos. Es
ahí cuando un ingeniero mecánico
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llamado Frederick Taylor empezó a
estudiar maneras de mejorar la
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eficiencia y productividad en las
industrias, empleando el razonamiento
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científico y demostrando que la forma
de producir puede ser analizada y mejorada.
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Frederick Taylor fue la persona que
acuñó la frase "Lo importante no es
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trabajar más duro sino trabajar de
manera
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más inteligente". El socio de Taylor, otro
ingeniero mecánico llamado Henry Gantt,
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estaba estudiando la construcción
de navíos, y más específicamente el
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orden de las tareas de construcción.
Para facilitar la eficiencia creó un
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diagrama que documentaba el flujo
lógico y una tarea otra con sus
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dependencias.
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Años más tarde, este diagrama se
convertiría en el hoy famoso diagrama
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de Gantt, el cual muestra las secuencias,
duración y grado de avance de todas las
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tareas, junto con los hitos que hacen parte
del proyecto.
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El diagrama de Gantt se convirtió en
una herramienta tan útil para los
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gerentes de proyectos de construcción
naval que pronto fue adoptada por otras
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industrias y hoy día es ampliamente
utilizado por herramientas como
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Microsoft Project. Si bien el diagrama
de Gantt fue un aporte importante a la
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ciencia y arte de gestión de proyectos,
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durante esta etapa temprana la gestión de
proyectos todavía se realizaba de
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manera informal, empleando herramientas
y técnicas poco refinadas y sin una
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estructura global. Al estallar la Primera
Guerra Mundial, la demanda de proyectos
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militares de gran complejidad aumentó, lo
cual implicó coordinar una gran
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variedad de interacciones que
requerían de nuevas estrategias y
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herramientas organizacionales. Es en
ese momento cuando los diagramas
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Pert junto con el método de camino
crítico fueron desarrollados. Estas
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herramientas ayudaron a
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los directores de proyecto a tener mayor
control sobre el flujo y resultados de
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sus proyectos, y ayudaron a facilitar
la integración de tareas
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complejas. La era moderna de la
gerencia de proyectos que empezó en la
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década de los cincuenta, cuando ingenieros de
diferentes disciplinas y empezaron a
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trabajar en equipo y el conocimiento
generado durante las operaciones de
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manufactura en tiempos de guerra
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contribuyó a enfatizar la importancia
de la gerencia efectiva de los procesos.
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Al finalizar la guerra, este conocimiento
fue adoptado por la industria comercial y
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así empezó una nueva etapa en gestión
de proyectos,
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la cual empezó a ser reconocida como una
profesión y disciplina. Durante el año
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de 1969, en Estados Unidos se fundó el
Instituto de Gerencia de Proyectos, o PMI
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(por sus siglas en inglés, Project
Management Institute), el cual se
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convirtió en la asociación sin ánimo
de lucro más grande del mundo, dedicada
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a las disciplinas de la gestión de
proyectos.
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El PMI publica la guía de los
fundamentos de la dirección de
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proyectos, conocida como el Project
Management Book of Knowledge, o PMBOK por
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sus siglas en inglés, la cual se ha
convertido en el referente para la
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gestión de una amplia variedad de
proyectos en diferentes industrias, con
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reconocimiento mundial. Ya que hemos
dado un repaso por la historia,
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ahora estamos mejor preparados para
responder a la pregunta
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¿qué es la gestión de proyectos? La
gestión de proyectos se trata de
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integrar los diferentes componentes de
un proyecto para lograr un objetivo
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específico, durante las etapas de inicio,
planeación, ejecución, monitoreo y
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control y cierre. Para lograr metas
específicas, toda organización, sin
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importar su tamaño, en algún momento
debe emprender proyectos, con el fin de
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mejorar una operación o cumplir con
alguna necesidad.
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El reto de un director de proyectos es cumplir con todos los objetivos del
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proyecto dentro de las restricciones
establecidas. Las principales
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restricciones de un proyecto son el
tiempo necesario para completar el
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proyecto,
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los costos del proyecto y mantener el
alcance del proyecto.
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A este conjunto de restricciones se les
denomina la tiple restricción. Como ya
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sabemos que en un proyecto no hace parte
de las operaciones diarias de un negocio.
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es importante planear, estimar lo más
exacto posible los recursos necesarios
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se requieren para concretar el proyecto.
Puede ocurrir que un director del
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proyecto impaciente puede estar tentado
a empezar de manera inmediata el proyecto,
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sin la previa planeación y estimación
requerida, pero esta impaciencia se
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puede pagar cara, puesto que los errores
cometidos durante la etapa de
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planeación pueden resultar muy costosos,
en términos de tiempo y costos, llevando
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a un posible fracaso.
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Ningún director del proyecto que se
respete se haría cargo de un proyecto para
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hacerlo fracasar y es esa la importancia
de seguir los pasos planteados por el
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PMBOK, los cuales facilitan la
consecución de las metas y objetivos
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que son la razón del proyecto. La
gestión de proyectos está compuesta
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por cinco fases que transcurren de
manera
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horizontal, a lo largo de la matriz de
procesos. Estas fases son conocidas
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como los grupos de procesos de la
gestión de proyectos y los grupos de
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procesos son grupo de iniciación, grupo
de planeación, grupo de ejecución, grupo
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de monitoreo y control, y grupo de
cierre. El eje vertical de la matriz
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de procesos consiste en 10 pasos, los
cuales tienen una secuencia lógica
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estos pasos son conocidos como las
áreas de conocimiento y son
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integración, alcance, tiempo, costos,
recursos humanos, calidad, comunicaciones,
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riesgo, adquisiciones y gestión de los
interesados. El PMBOK define 47
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procesos que están distribuidos dentro
de la matriz de procesos y que todo
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director de proyectos que aspira a seguir
la metodología del PMBOK debe
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conocer.
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Puede que parezca que son muchos y lo
son, pero a medida que exploramos el
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marco teórico será más claro cómo
estos procesos tienen un orden lógico
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que está basado en el sentido común.
Puede que diferentes industrias
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empleen variaciones de los grupos de
procesos y no todos los proyectos
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requieran todas las áreas de
conocimiento, o todos los 47 procesos
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individuales.
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Adicionalmente algunos proyectos
necesitarán usar de manera repetida
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algunas partes del marco teórico del
PMBOK, no importa si el proyecto es
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grande, complejo, internacional o pequeño,
sencillo o local; lo importante para un
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director del proyecto es seguir los
procesos de acuerdo al marco teórico y
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de esa manera poder asegurar una
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implementación sin mayores traumatismos y
facilitar al director del proyecto a
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completar los entregables
oportunamente, y dentro de las
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restricciones. Entre los grupos de
procesos y áreas de conocimiento están
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definidas todas las funciones de la
gestión de proyectos requeridas para
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lograr los objetivos y completar el
proyecto. Dicho de otra manera, la gestión
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de proyectos exitosa es el pegante
que mantiene la cohesión del proyecto,
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para que el esfuerzo invertido no se
caiga en pedazos.
