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se lavori più di 8 ore al giorno ma il
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tempo non ti sembra mai abbastanza per
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completare le tue attività potrebbe
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essere un problema di organizzazione in
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questo video Vediamo le cinque cause
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principali di disorganizzazione
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all'interno delle realtà come gli studi
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professionali e soprattutto come
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risolverle prima di procedere però
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inizia a seguire il canale e clicca
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sulla campanella per non perdere i
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prossimi aggiornamenti puoi riportare il
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tuo studio professionale al prestigio di
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un tempo aumentando margini e clienti
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sono Lorenzo Losi e sono a Capo di BDM
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associati l'unica azienda in Italia che
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aiuta gli studi professionali a crescere
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in modo prevedibile e controllato in
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questi anni Abbiamo studiato un
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protocollo unico in grado di garantire a
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commercialisti Consulenti del Lavoro
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avvocati e a tutti gli studi di
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progettazione margini e profitti
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impossibili da ottenere lavorando in
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modo tradizionale tutto grazie ad un
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preciso e innovativo controllo di
00:00:48
gestione Ma torniamo al video problema
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numero uno spesso non si sa chi sta
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facendo cosa Questo impatta a tutti i
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livelli dell'organizzazione impatta sia
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ai livelli più alti quindi tra dirigenti
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manager ma soprattutto tra gli operativi
00:01:02
che sono poi le figure che
00:01:03
quotidianamente portano avanti appunto
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la parte concreta del lavoro che
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svolgiamo per i clienti o anche delle
00:01:08
attività interne alla nostra
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realtà non sapere chi sta facendo Cosa è
00:01:14
un enorme problema perché porta a due
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scenari completamente diversi Ma
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entrambi abbastanza problematici da un
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lato è a rischio che nessuno svolga
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quell'attività perché convinto che già
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un collega l'abbia presa in carico e la
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stia portando avanti Quindi ci si trova
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poi a rendersi conto magari a ridosso
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della scadenza o a seguito di una di un
00:01:31
sollecito da parte del cliente che
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quell'attività in realtà non è stata
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svolta e quindi a doverla inserire in
00:01:36
corsa nella pianificazione gestendola
00:01:39
Ovviamente come un problema come
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un'attività urgente importante da fare
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subito e che quindi fa slittare una
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serie di altre attività che erano state
00:01:44
programmate l'altro scenario è
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antitetico ma comunque problematico cioè
00:01:49
il caso in cui una stessa attività viene
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svolta contemporaneamente da Due
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operatori questo da un lato ci mette a
00:01:56
riparo dal rischio che l'attività non
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venga fatta ma causa una dispersione
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enorme di tempo perché non è solo un
00:02:01
addetto che se ne sta occupando Ma
00:02:03
addirittura
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due quindi è importantissimo porre
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rimedio preventivamente a che questo
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accada Come si può fare dicevamo
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problema ma anche soluzione la soluzione
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in questo caso Anzi le soluzioni Sono
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principalmente due e sono due strumenti
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molto semplici che già qualunque realtà
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dovrebbe avere al suo interno in
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particolare parliamo dell'organigramma e
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del funzionigramma
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l'organigramma è quello strumento quel
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diagramma ad albero potremmo definirlo
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che definisce stabilisce le gerarchie
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interne a una realtà a un'organizzazione
00:02:35
ovviamente in alto troviamo le figure di
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responsabilità e più importanti e sotto
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man mano i vari addetti che possono
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appunto essere i responsabili di area i
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collaboratori e a seguire gli stagisti e
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persone in tirocinio perché è importante
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avere questo strumento e averlo
00:02:50
significa averlo scritto nero su bianco
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non che c'è un non detto per cui un po'
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tutti sappiamo chi è responsabile di chi
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ma di fatto non c'è nulla di scritto è
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importante perché organizzare bene le
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attività e quindi assegnarle a delle
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persone all'interno dell'organizzazione
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implica un processo di delega cioè ci
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deve essere un responsabile che è
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riconosciuto come tale dal Team che ha
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sott'occhio le attività che devono
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essere fatte da qui alla fine del mese
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da qui alla fine della settimana e può
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incaricare degli operatori dei
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collaboratori di svolgerle se non c'è
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una gerarchia è molto difficile sia per
00:03:23
il responsabile sentirsi in diritto
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sentirsi come fosse lecito Insomma
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assegnare questa attività ai
00:03:30
collaboratori ed è molto difficile per i
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collaboratori accettare carichi di
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lavoro ulteriori da parte di una figura
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che non è riconosciuta come suo
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responsabile è anche un tema di chi deve
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gestire l'operatività perché questa
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persona si occupa di una parte più
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strategica quindi più della
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pianificazione dell'attività invece che
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di mettersi con le mani nel fango a
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lavorare concretamente Beh questo viene
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giustificato dall'organigramma
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ovviamente le figure più di
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responsabilità hanno una visione di
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medio lungo termine mentre le figure
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operative hanno una visione giorno per
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giorno dell'operatività da svolgere
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quotidianamente non è per nulla scontato
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non è veramente scontato solo metterlo
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nero su bianco e anche magari
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condividerlo nei momenti ufficiali come
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possono essere le riunioni periodiche o
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l'inserimento di nuove figure permette
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una buona relazione anche all'interno
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del team e una buona organizzazione
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delle attività il secondo strumento che
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dicevamo è il funzionigramma che è un
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po' l'estensione dell'organigramma cioè
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una volta che abbiamo deciso chi è È a
00:04:23
capo di quale area Quali sono i suoi
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collaboratori che quindi lo aiutano
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nell'operatività quotidiana dobbiamo
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anche individuare chi fa cosa Quindi non
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soltanto che responsabilità anche Ma di
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quali attività nello specifico è
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responsabile in questo modo come
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dicevamo prima eviteremo sovrapposizioni
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tra i team e quindi figure diverse che
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si trovano a gestire contemporaneamente
00:04:42
la stessa attività disperdendo tempo
00:04:44
inutilmente
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per strutturare l'organigramma e il
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funzionigramma ci sono tanti strumenti
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anche disponibili onl gratuiti che
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permettono semplicemente di inserire i
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nomi e generano come output il diagramma
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già fatto uno strumento che noi vi
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consigliamo Eh è la matrice Raci che è
00:05:01
uno strumento che trovate gratuitamente
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on sui portali di BDM e che è un primo
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passo appunto per un'assegnazione più
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precise e puntuale delle attività
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problema numero due altrettanto diffuso
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tra i team ognuno lavora con il suo
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metodo e è un problema non problema
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perché in un certo senso è fisiologico
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che ogni persona porti con sé un
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bagaglio di esperienza che lo porta a
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svolgere le attività in modo diverso
00:05:23
ovviamente all'interno di una realtà
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esistono coesistono figure che sono
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molto giovani così come figure che hanno
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una grande anzianità lavorativa e le
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prime avranno saranno più plasmabili più
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facili da malleare Perché appena uscite
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dagli studi devono ancora apprendere le
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modalità di lavoro le ultime le seconde
00:05:39
invece avranno già un bagaglio di
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esperienza alle spalle e quindi una
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serie di metodologie acquisite negli
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anni magari da lavori precedenti o anche
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da i precedenti titolari dello studio se
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ad esempio c'è stata una cessione
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un'acquisizione
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bene è un problema su alcune attività No
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non è che tutti devono per forza
00:05:56
lavorare come macchine e come robot
00:05:58
nello stesso modo ci mancherebbe il
00:06:00
bello di avere delle persone all'interno
00:06:02
dello studio anche proprio le la
00:06:03
particolarità di Ognuno di loro Tuttavia
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ci sono delle attività che è importante
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standardizzare per due motivi per un
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tema di efficienza e per un tema di
00:06:12
qualità del lavoro per quanto riguarda
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il tema di efficienza significa che io e
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una mia collega potremmo arrivare allo
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stesso risultato di una determinata
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attività però ci possiamo arrivare con
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tempi diversi Se io per arrivare dal
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punto a al punto b impiego 5 minuti
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grazie a un processo una procedura di
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lavoro che mi permette di andare veloce
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senza commet errori la mia collega
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invece per andare dal punto a al punto b
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potrebbe metterci 2 ore questo per chi
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lavora in un'azienda di servizi che
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quindi ha come prodotto principale il
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tempo delle persone che rivende ai
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clienti non È ammissibile perché ogni
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dispersione di tempo implica anche delle
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perdite perdite economiche il secondo
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elemento
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ehm la seconda conseguenza del lavorare
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ognuno a modo suo è la qualità del
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lavoro quindi la prima abbiamo detto era
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l'efficienza La seconda è la qualità
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perché perché se ognuno di noi fa una
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stessa attività ma con un metodo
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differente il risultato di ciascuno di
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questi lavori sarà diverso in un'azienda
00:07:08
di servizi in uno studio professionale
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Non ci possiamo permettere che l'outcome
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sul cliente sia ogni volta differente
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dobbiamo garantire uno standard di
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qualità perché il cliente è quello che
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si aspetta affidandosi a noi questo è
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molto importante avere uno standard di
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qualità fisso anche soprattutto per
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incentivare la delega perché
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tendenzialmente il titolare di uno
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studio o un responsabile non delega ai
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suoi sottoposti perché Pensa che
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delegando si abbasserà la qualità del
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lavoro che viene fatto per il cliente
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non è così non è sempre così se
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riusciamo a creare una procedura che
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garantisce che l'attività venga svolta
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sempre nello stesso modo e quindi che il
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risultato la qualità del risultato sia
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uniforme diventa molto più facile
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delegare fan crescere anche i
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collaboratori per risolvere Entrambi
00:07:47
questi problemi quindi quello di
00:07:48
efficienza e quello di qualità lo
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strumento di cui bisogna dotarsi quindi
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la soluzione sono delle semplici
00:07:53
procedure esistono procedure Generali
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che riguardano quindi le attività più
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generiche ma anche interne dello studio
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Come può essere ad esempio la customer
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care la parcellazione la fatturazione la
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formazione interna per ognuna di queste
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può esiste una procedura e poi esistono
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procedure molto più verticali invece
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quindi verticali sulle specializzazioni
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e sulle attività che svolge lo studio
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come ad esempio le procedure dell'area
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fiscale dell'area contabile o dell'area
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paghe un'obiezione che ci viene fatta
00:08:20
spesso sulle procedure una paura delle
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procedure è che tolgano l'umanità dei
00:08:24
collaboratori in realtà le procedure non
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sono una checklist passo a passo di ogni
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cosa che l'operatore deve fare C'è
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comunque la componente umana però danno
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una linea guida un tracciato un binario
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sul quale ci si muove in questo modo
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quando si esce da questo binario si è
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consapevoli che si sta prendendo una
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strada diversa e che quindi anche il
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risultato non necessariamente sarà
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uniforme alle aspettative dello studio
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può essere fatto magari dai più esperti
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può essere fatto quando il cliente ha
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delle Esigenze diverse mostra delle
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necessità differenti Però nel 999% dei
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casi è bene rimanere camminare lungo le
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guide del binario per evitare di
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commettere errori ma soprattutto per la
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lavorare con Maggiore serenità e
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maggiore efficienza il terzo problema e
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il terzo elemento che causa
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disorganizzazione è che spesso a
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qualunque livello dell'organizzazione
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della struttura le decisioni rischiano
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di essere prese sulla base delle
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sensazioni invece che sulla base dei
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numeri Cosa significa che molto spesso
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le realtà grandi o piccole che siano
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tendono a basare la loro le loro
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decisioni le loro opinioni
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sull'andamento del lavoro sulla
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produttività dei collaboratori sulle
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attività di marketing che hanno avuto
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meno successo sui prossimi investimenti
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da fare sull'esperienza sulle loro
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sensazioni rispetto a quello che è un
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lavoro che magari svolgono già da un po'
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di anni e su cui su cui quindi hanno una
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buona
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conoscenza questo è pericoloso di per sé
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Perché comunque si porta dietro dei
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dubbi si porta dietro dei pregiudizi si
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porta dietro delle opinioni personali ma
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è ancora più pericoloso Quando le
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decisioni sono condivise Quindi se si è
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l'unico titolare l'unico proprietario
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dell'azienda è più facile arrivare
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Comunque in fondo a questo processo
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decisionale anche se non si hanno dei
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numeri alla mano ma se si hanno dei soci
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o se si devono condividere le decisioni
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magari coi responsabili di Team perché
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c'è bisogno di un confronto prima di
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procedere non avere una base numerica
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condivisa porta a uno scontro di
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opinioni fine a se stesso poco
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costruttivo perché le opinioni tutti ne
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hanno una ma non necessariamente per
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questo sono valide che rende molto
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difficile poi arrivare a una conclusione
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proficua per lo studio quindi il
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consiglio fondamentale è basarsi sempre
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su dei numeri poi sui numeri ognuno uno
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sulla base di questi numeri ognuno può
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maturare una sua opinione quindi io
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procederei in questo modo io in
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quest'altro Ma partire da una base
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condivisa da un elemento oggettivo
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condiviso Elimina tantissime dispersioni
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di tempo non siamo qui a discutere su
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secondo me il cielo è blu o il cielo è
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giallo posto che è di quel colore lì
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dove vogliamo arrivare io penso che la
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strada migliore per raggiungere quell
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obiettivo sia questa tu magari un'altra
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Però abbiamo eliminato tutta la perdita
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di tempo precedente per arrivare se non
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altro a un punto condiviso per partire
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da dei dati numerici condivisi la
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soluzione migliore è adottare un sistema
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di pianificazione e controllo molto
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molto semplificato Ma giusto per darvi
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un'idea un sistema di pianificazione e
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controllo è uno strumento che unisce dei
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budget quindi un'idea preventivo di come
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andranno le cose spesso basati su Bench
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Bank di mercato Quindi calibrati sui
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nostri competitor su sulle medie di
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mercato ha dei sistemi di controllo
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rispetto a come stanno andando
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effettivamente le cose rispetto a questi
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budget Quindi questa ehm questo
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confronto ci permette di estrarre dei
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numeri capire se sono numeri che
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riteniamo positivi o negativi e infine
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prendere delle decisioni condivise tra i
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soci e il team il quarto problema della
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disorganizzazione sono le dispersioni di
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tempo causate dai nostri clienti
00:11:44
chiunque lavori a contatto con le
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persone col cliente sa benissimo che la
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gestione del cliente non è facile
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tutt'altro i clienti sono in fondo
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giustamente persone che portano a noi le
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loro ansie le loro frustrazioni le loro
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preoccupazioni le loro comprensioni
00:11:59
sulla materia che noi invece trattiamo e
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quindi a volte hanno una sensazione di
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urgenza molto maggiore rispetto a quello
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che davvero il loro problema
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richiederebbe quindi ci capitano le
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telefonate fuori dall'orario di lavoro
00:12:10
Oppure quella mail che dice Voglio che
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questo venga risolto entro oggi è
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normale fa parte della gestione del
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cliente Il problema è quando il cliente
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richiede tanto tempo in più al
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professionista e questo tempo non viene
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valorizzato perché finiamo per
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continuare a regalare ore prima al
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cliente a poi al cliente B poi al
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cliente C tu tutto tempo che noi
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dovremmo invece fatturare quindi fare in
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modo che generi un profitto e e questo è
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problematico è una dispersione che
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nell'arco magari di un mese può essere
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accettata se è legata a una contingenza
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particolare ma nell'arco di un anno
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diventa un problema un buco di fatturato
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significativo per lo studio potrebbe
00:12:46
essere un buco di fatturato che passa
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inosservato non tutti se ne rendono
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conto perché non hanno gli strumenti per
00:12:50
rendersene conto ma una volta che si
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inizia a misurare Quanto tempo richiede
00:12:54
il cliente alla struttura diventa
00:12:55
evidente in pochi secondi che ci sono
00:12:57
tante ore extra che vengono at a clienti
00:12:59
e non parcell il consiglio in questo
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caso si collega un po' al punto
00:13:03
precedente adottare un sistema di
00:13:05
monitoraggio di timesheet che è
00:13:07
tutt'altro che un sistema di controllo
00:13:08
dei collaboratori Anzi è un sistema di
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controllo dei clienti proprio per
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tutelare i collaboratori dal dedicare
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quantità enormi di ore appunto ai
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clienti senza che ne rimanga Traccia da
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nessuna parte il sistema di timesheet ci
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permette di vedere quali sono i clienti
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che hanno chiesto tante delle nostre ore
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e poi è una nostra decisione Cosa fare
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di questa informazione c'è il cliente
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che ha una situazione particolare lo
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sapevamo e possiamo tranquillamente
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regalargli quelle ore perché c'è un
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rapporto di fiducia che si è protratto
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nel tempo e ci fa piacere farlo c'è il
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cliente che invece se ne approfitta e
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c'è in tutte le realtà Quindi è
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abbastanza statistico questo fatto In
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quel caso è una buona occasione per
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parlare con quel cliente e capire se è
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disposto a pagarci per il lavoro che ci
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richiede oppure se quel tempo lo
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elimineremo da questo momento in poi
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rimani con me perché adesso affrontiamo
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l'ultimo e il peggiore purtroppo
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problema che causa disorganizzazione
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all'interno delle nostre realtà tocca
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con mano il protocollo BDM e scopri come
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oltre 100 studi professionali prima di
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te hanno già aumentato margine clienti
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ti basta cliccare il link in descrizione
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per compilare il nostro questionario
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gratuito per capire fin da subito Quali
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sono i passi corretti per aumentare
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margini e clienti del tuo studio allora
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L'ultimo problema Purtroppo è anche il
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meno oggettivo il meno quantificabile
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quindi di conseguenza Come spesso accade
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il più difficile da gestire e nello
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specifico è la resistenza al cambiamento
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delle persone eh Cosa succede è
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fisiologico che le persone tendano a
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cristallizzarsi in la loro situazione
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anche sul lavoro accade è una zona di
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comfort magari abbiamo preso un certo
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ritmo magari siamo abituati a certe
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dinamiche ogni cosa che esula che
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modifica queste dinamiche è un piccolo
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trauma una cosa difficile che va
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accettata affrontata e capita
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soprattutto perché solo la comprensione
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del perché sta avvenendo quel
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cambiamento ci aiuta davvero a capire se
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ne vale la pena e se va ne va del nostro
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interesse Cioè se va a favore del nostro
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interesse oppure no quindi la cosa più
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importante che bisogna fare per
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combattere la disorganizzazione è
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introdurre tutti quegli strumenti che ho
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citato prima ma non è facile e ne siamo
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consapevoli perché proporre a un
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collaboratore il timesheet può essere
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una cosa che disturba Perché fare un
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organigramma in una struttura che non ne
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ha mai avuto uno può essere qualcosa che
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fa storcere il naso Anche se era chiaro
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che le cose stavano così però nessuno
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non era scritto nero su bianco quindi il
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consiglio è quello di introdurre questi
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cambiamenti non farsi frenare dalla
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resistenza al cambiamento ma non
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trascurarla neanche sappiamo che c'è
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rischiamo di fare del danno se non la
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contiamo all'interno dell'equazione e
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l'elemento fondamentale è coinvolgere la
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struttura in tutti i passaggi di questo
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cambiamento per fare in modo che si
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senta parte del cambiamento e non che lo
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subisca Che significa nell'organigramma
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magari costruirlo insieme ai dipendenti
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parlarne con loro chiedergli anche un
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feedback personale ti torna che sia
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questo il tuo referente effettivamente a
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lui che vai a chiedere quando hai un
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problema oppure costruire le procedure
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coi collaboratori perché alla fine il
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nohow viene da loro che quotidianamente
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mettono le mani in pasta quindi partire
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si chiama approccio bottom up quindi
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partire dal basso raccogliere il modo in
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cui loro Oggi fanno le cose uniformarlo
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migliorarlo per avere poi una versione
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ufficiale e condivisa con tutti per
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quanto riguarda il timesheet bisogna
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spiegarglielo A cosa serve bisogna
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evitare che pensino che sia uno
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strumento di controllo per loro che non
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è Bisogna però renderli partecipi
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formarli spiegare quali sono i benefici
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che possono trarre dal dedicare 5 minuti
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al giorno al timesheet a loro costa 5
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minuti allo studio porta magari X
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ritorno di fatturato devono sapere
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queste
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cose su questo tema l'ultimo consiglio
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che vi do è
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meglio affidarsi all'esterno Che
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significa che i cambiamenti portati
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dall'interno sonoo sempre quelli più
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difficili da accettare perché qualcuno
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di familiare qualcuno interno qualcuno
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con cui hai un rapporto con cui
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sicuramente hai anche dei trascorsi che
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prova a modificare una tua situazione di
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comfort un modo più
