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ein herzliches willkommen an alle
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zuhörerinnen und zuhörer zu einer neuen
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folge unseres podcasts zur technischen
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dokumentation meine arbeit florian
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schmid bei der gfk keine mini
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verantwortlich für den bereich der
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technischen dokumentation
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gleich vorneweg aufgrund der urlaubszeit
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und in vielen projekten werden meine
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kommenden folgen etwas kürzer als normal
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auch weiß ich leider aktuell nicht wie
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es in den kommenden wochen aussieht dass
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sehr viele projekte auf meinem
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schreibtisch liegen die bearbeitet
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werden wollen
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edition 2 der ec triple e 82 79 strich 1
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wurde im mai 2009 10 veröffentlicht
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sie ist somit nun der aktuelle stand
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technik und sie fordert unter anderem
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dass anleitungen minimal und prägnant
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formuliert sind eine anleitung soll nur
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noch die nötigsten informationen
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beinhalten alle anderen informationen
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fallen raus
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doch was kann alles aus anleitungen
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gekürzt werden
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und wie kommt man eine anleitung richtig
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sollten sie die norm bisher nicht kennen
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empfehle ich ihnen meine anderen folgen
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zum 1
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wozu deren vorgänger raum anzuhören die
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links packe ich ihnen dazu in die
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beschreibung wenn sie die norm lesen
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möchten können sie die neue norm bereits
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in englisch oder französisch beziehen
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eine umsetzung als enorm und die
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übersetzung ins deutsche stehen derzeit
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aber noch aus bei der überarbeitung der
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alten din en zwei 1979 wurden die
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prinzipien überarbeitet nach denen eine
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dokumentation erstellt werden soll die
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neue norm fordert nun dass anleitungen
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minimalistisch prägnant und vollständig
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über ein produkt informieren
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während unserer überprüfungen von
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dokumenten und anleitungen sehen wir
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dabei häufig inhalte die in einer
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anleitung nichts zu suchen haben
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erst recht jetzt nicht mehr nachdem die
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neue norm erschienen ist denn die neue
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norm sagt nun ganz klar dass
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überfrachtet der anleitungen fehlerhaft
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und irreführend sind
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man kann diese also auch so bewerten als
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ob sie nicht existent sein
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gerade im zusammenspiel mit der
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produkthaftung für viele hersteller ein
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horrorszenario
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denn nun müssen anleitungen inhaltliche
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bearbeitet umformuliert und gekürzt
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werden nur so erfüllen sie die neue norm
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und können haftungsrisiken verringern
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doch wie erkennt man inhalte die
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überflüssig sind und wie kurzmann
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anleitungen richtig während unserer
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überprüfungen stellen wir oft fest dass
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dokumentationen kürzer und dadurch
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gleichzeitig verständlicher sein könnten
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gerade bei anleitungen die von laien
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erstellt werden damit bezeichnet
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personen die keine ausbildung im bereich
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der technischen redaktion haben
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hier können teilweise bis zu 40 prozent
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eingespart werden kennt man sich
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betriebswirtschaftlich in diesem bereich
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etwas aus kann man schnell die kosten
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für die übersetzung hochrechnen
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die unnötigerweise entstanden sind und
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den je mehr sprachen übersetzt wurde
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umso höher wird die summe da fällt
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bestimmt der ein oder andere
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abteilungsleiter oder geschäftsführung
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stuhl leider redest du das kürzen der
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anleitung nicht sofort die kosten denn
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die überarbeitung in neuer übersetzung
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der anleitung bedeutet ebenfalls wieder
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aufwand und kosten
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die kürze eine anleitung ist auch
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gleichzeitig ein qualitätskriterium für
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das produkt je kürzer die anleitung umso
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mehr gedanken wurde bei der
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produktentwicklung und produktgestaltung
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gemacht sichere konstruktionen
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verhindert gefahrenstellen und somit
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wandel neue einfache klar verständliche
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display - reduzieren den entsprechenden
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schreib aufwand da der benutzer das
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produkt intuitiv bedienen kann und dies
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sind nur einige beispiele
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doch auch außerhalb der
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produktentwicklung gibt es genügend
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informationen und texte die gekürzt
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werden können um diese zu finden musste
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redakteur systematisch nach festgelegten
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regeln arbeiten
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dabei ist ein wichtiger punkt dass wir
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uns zunächst gedanken darüber machen wo
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die texte überhaupt entstehen und warum
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diese kürzungspotenzial haben
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den einen punkt habe ich bereits genannt
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der ersteller der anleitung hat nicht
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die kompetenz und die weiterbildungen
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erhalten um die ihm übertragene aufgabe
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zu erfüllen
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gleichzeitig muss man bedenken dass die
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anleitungen ja nicht aus dem nichts
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entstehen
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es gibt häufig eine bestehende anleitung
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die als basis verwendet wurde und
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bereits dort waren informationen
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enthalten die überflüssig waren
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ein schönes beispiel hierzu können
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sicherheits und warnhinweise seien
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das alte projekt warum fordern folgen
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eines stromschlags
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das neue hat ebenfalls eine ähnliche
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stelle also wird der alte hinweis
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übernommen obwohl er im detail gar nicht
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zutrifft oder der redakteur möchte auf
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nummer sicher gehen und verwendet
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möglichst viele hinweise damit man vor
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allem gewandt hat auch wenn das nicht
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zutrifft
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für mich ein beliebtes beispiel sind
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auch werbeaussagen danksagungen dem
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kunden gegenüber und seitenweise
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haftungsausschlüsse all das sind inhalte
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die keine wirkung haben und die
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anleitung unnötig aufblähen
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doch wie erkennt ein redakteur nun einen
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zu langen text der gekürzt werden kann
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prinzipiell muss man sich die texte
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genau anschauen und sich mehrere fragen
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darzustellen
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die erste frage lautet was wollen wir
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dem leser überhaupt vermitteln die
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zweite frage welche informationen sucht
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der leser und die dritte frage welche
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informationen können als bekannt
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vorausgesetzt werden
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all diese fragen hängen wiederum mit der
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zielgruppenanalyse zusammen nur wenn der
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redakteur weiß werde alles ist welche
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informationen ersucht und was er bereits
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weiß kann der redakteur zielgerichtete
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informationen zur verfügung stellen
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dabei sollte auch immer diese
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darstellung der informationen in frage
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gestellt werden nicht alle informationen
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müssen als absätze oder handlungen
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dargestellt werden
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statusanzeigen von lampen können
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beispielsweise viel effektiver in
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tabellenform dargestellt werden das ist
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kürzer und informativer passy
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formulierungen zusammengesetzte
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hauptwörter firmen und fremdwörter
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können deinen text außerdem zusätzlich
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aufblähen und unverständlich machen
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schauen wir uns mal hier einige
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beispiele für dieses kürzungspotenzial
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an einer der am meisten unterschätzten
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punkte dabei ist meiner meinung nach die
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zusammensetzung mehrerer hauptwörter
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etwas was im deutschen möglich ist und
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gerne verwendet wird die übersetzer aber
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regelmäßig vor herausforderungen stellt
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denn die zusammensetzung mehrerer
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hauptwörter ist in anderen sprachen oft
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nicht möglich
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der übersetzer muss den begriff
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umschreiben und der text wird dadurch
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länger dabei ist die vermeidung dieser
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wörter sehr einfach
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nehmen wir mal an wir haben die
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anleitung einer maschine vor uns in der
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eine einzugs walze verbaut ist
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da diese walzen normalerweise einen
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antrieb haben wird in der anleitung
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vermutlich dann von einem einzug balzen
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antrieb gesprochen
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dabei wäre die bezeichnung antrieb der
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ein zu walzer effektiver und lesbarer
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denn je nach ort zusammensetzung sind
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diese teilweise auch schwer zu lesen
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ein beliebtes beispiel dafür sind für
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mich vor allem wörter in denen ein
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buchstabe mir einfach hintereinander
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vorkommt so wie bei dampf
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schifffahrtsgesellschaft die drei f
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solche wörter gibt es in der technischen
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dokumentation häufig beispielsweise wenn
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die bezeichnung von schrauben mit deren
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funktion gebunden werden wie in kabinen
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verbindungs schraube neben den
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zusammengesetzten hauptwörter sind
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passiv formulierungen füllwörter modell
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werben und eingedeutschte fremdwörter
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in vielen anleitungen ebenfalls zu
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finden aufgrund dessen werde ich hier
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nicht zu viele beispiele nennen
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ich denke man erkennt schnell worauf ich
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hinauswill eingedeutschte fremdwörter
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sind meist in der it
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sie zu finden dort wird oft aus der
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taste debatten aus der
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benutzeroberfläche das interface oder
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aus der datenbank die dabei ist auch
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wenn diese begriffe in der heutigen zeit
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den meisten menschen geläufig sind
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sollten sie in einer anleitung vermieden
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werden denn je nach zielgruppe kennen
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die menschen das wort in gesprochener
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form vielleicht aber nicht in
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schriftform und dann verwirrt das wort
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in der anleitung mehr als es nutzt hinzu
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kommen dann noch mögliche schreibfehler
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wenn der redakteur selbst nicht weiß wie
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das wort korrekt ausgeschrieben wird
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passiv formulierungen kommen meist
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zusammen mit füllwörter und modell
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werben vor
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häufig kann meine in anleitungen sätze
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finden wie kyle xy sollte möglicherweise
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jährlich ausgetauscht werden
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stattdessen sind genaue aktiv
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formulierungen oder die schreibweise in
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befehlshaber für den leser effektiver
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das seien aktiv ohne für wort leute
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tauschen sie teil xy einmal jährlich die
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befehls form lautet teil xy jährlich
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tauschen beide form sind wesentlich
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größer als das original zu modell werben
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gehören dabei weiter wie müsste könnte
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sollte und dürfen bei füllwörter kann
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man im internet schnell ganze listen
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zusammen suchen
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ich nenne hier jetzt beispielsweise
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keinesfalls mal in der regel oder
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gewöhnlich all diese wörter haben eine
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geringe aussagekraft und helfen dem
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leser nicht weiter sie blenden text nur
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auf aber nicht nur einzelne wörter oder
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schreib formen plänen die anleitung auf
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bilder können anleitungen auf bleiben
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und gegen das prinzip des minimalismus
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verstoßen
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häufig werden bilder maßlos überfrachtet
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es sollen viel zu viele elemente auf
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einem bild dargestellt werden
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dabei ist es umgekehrt in der regel
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besser stellt ein bild nur wenige
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informationen da ist es für den leser
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erkennbar wo sich die gesuchte
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informationen befindet dasselbe kann für
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cad bilder oder fotos gelten je nach
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situation eignen sich die einzelnen
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arten von darstellungen besser oder
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schlechter
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fotos zeigen reale situation besser als
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cad zeichnungen
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dafür können bei cad zeichnungen
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elemente ausgeblendet werden um dem
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leser nur die elemente zu zeigen ihr
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gerade benötigt zu guter letzt möchte
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ich noch etwas erwähnen was ebenfalls
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texte auf planen kann und häufig in
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anleitungen vorkommt produkt oder geräte
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bezeichnungen den diese helfen dem leser
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ebenfalls nicht wenn er eine anleitung
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für einen drucker liest geht auch davon
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aus dass sie zu dem drucker gehört der
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noch vor sich hat dass in der anleitung
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dann immer wieder
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der drucker name vorkommt ist in der
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regel nicht notwendig denn neben dem
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aufblähen verhindern solche geräte und
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produktbezeichnungen außerdem dass texte
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wiederholt werden können
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denn wenn diese produktbezeichnung
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vorkommt kann das nur für diese art von
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gerät verwendet werden zum schluss der
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folge möchte ich noch eine hilfestellung
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für die umsetzung einer solchen
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kürzungen geben
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sollten sie also ihre dokumente prüfen
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und auf das notwendig sie kürzen wollen
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empfehle ich ihnen folgendes erstens
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lassen sie sich zeit prüfen sie ihre
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dokumente sorgfältig und erlernen sie
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erstmal das kürzen und umformulieren
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anhand von beispielen 2 überlegen sie
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sich ein system zur bearbeitung ihrer
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gesamten texte sie müssen unterscheiden
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können welche texte bereits überarbeitet
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wurden und welche nicht
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und drittens überarbeitung und kürzen
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sie die texte regelbasiert und schreiben
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sie die regeln beispielsweise in einem
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redaktionsleiter faden fest und nun sind
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wir wieder am ende der heutigen folge
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ich hoffe inhalt diese folge gefallen
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die kommenden folgen werden sich weiter
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mit der neuen norm beschäftigen sollten
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sie fragen haben zögern sie jedoch bitte
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nicht diese an uns zu senden
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ich bedanke mich versuchen
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bis zum nächsten mal
