00:00:00
materi pengelolaan dokumen merupakan
00:00:03
salah satu materi yang ada pada buku
00:00:06
ajar ilmu administrasi dan
00:00:09
kesekretariatan materi ini akan mengupas
00:00:11
beberapa poin antara lain yang pertama
00:00:15
adalah pengertian dokumen yang kedua
00:00:18
jenis dokumen yang ketiga penanganan
00:00:21
dokumen yang keempat pencatatan dokumen
00:00:24
yang lebih spesifik yaitu surat pada
00:00:26
buku agenda dan yang kelima pencatatan
00:00:29
surat di
00:00:30
kendali ini adalah gambaran peta konsep
00:00:33
pembelajaran pada materi kali ini kita
00:00:37
masuk kepada poin pertama yaitu
00:00:40
pengertian dokumen apa itu dokumen yang
00:00:43
secara spesifik nanti akan kita
00:00:45
definisikan sebagai
00:00:48
surat menurut Kamus Besar Bahasa
00:00:51
Indonesia Dokumen itu didefinisikan
00:00:54
sebagai surat tertulis atau tercetak
00:00:56
yang dapat digunakan sebagai bukti
00:00:58
keterangan sebenarnya Dokumen itu
00:01:00
berasal dari bahasa Inggris dokumen yang
00:01:03
berakar dari bahasa Latin dokumentum
00:01:05
dalam bahasa Latin itu artinya kertas
00:01:07
atau dokumen resmi pada dasarnya fungsi
00:01:11
dokumen ini sebagai pengingat atau jejak
00:01:13
suatu peristiwa melalui Dokumen itu
00:01:16
informasi mengenai sebuah peristiwa atau
00:01:19
sebuah informasi dapat diakses kembali
00:01:21
di masa yang akan datang fungsi Dokumen
00:01:25
itu meliputi yang pertama sebagai bukti
00:01:27
tertulis atau suatu kejadian di mana ini
00:01:31
menjadi
00:01:32
bukti baik itu transaksi keputusan atau
00:01:35
kejadian-kejadian lainnya yang kedua
00:01:38
fungsi dokumen adalah sebagai sumber
00:01:40
informasi penting bagi berbagai pihak
00:01:43
baik internal maupun eksternal di
00:01:45
organisasi yang ketiga sebagai alat
00:01:48
komunikasi menyampaikan informasi kepada
00:01:51
orang lain baik itu secara internal
00:01:54
eksternal formal maupun informal dan
00:01:56
yang keempat sebagai alat kontrol
00:01:59
organisasi
00:02:00
sesuai dengan kebijakan memastikan bahwa
00:02:03
organisasi itu berjalan sesuai dengan
00:02:05
kebijakan yang ditetapkan dan yang
00:02:07
kelima fungsi dokumen adalah sebagai
00:02:08
arsif sejarah Ma lampau kemudian jenis
00:02:13
dan ciri dokumen nanti jenis dokumen ini
00:02:16
akan terperinci lebih lengkap pada slide
00:02:18
berikutnya untuk ciri-ciri dokumen
00:02:21
kenapa sebuah kertas kenapa sebuah buku
00:02:24
itu dinamakan sebagai dokumen dokumen
00:02:27
ini memiliki ciri-ciri yang pertama
00:02:30
tertulis atau visual bisa berupa teks
00:02:33
gambar grafik atau kombinasi
00:02:37
masing-masing kemudian strukturnya itu
00:02:39
terorganisir memiliki struktur atau
00:02:41
susunan yang terorganisir seperti judul
00:02:44
bagian subagian atau daftar pustaka jika
00:02:47
itu dokumennya adalah sebuah buku
00:02:50
kemudian ciri yang ketiga memiliki
00:02:52
informasi atau data yang
00:02:54
bermakna bagi siapa bagi audiens atau
00:02:57
pembaca atau pengakses dari dokumen
00:02:59
tersebut
00:03:00
yang keempat memiliki tujuan baik untuk
00:03:02
komunikasi maupun referensi dalam
00:03:06
melihat sebuah peristiwa atau kejadian
00:03:08
atau informasi yang ada dan yang
00:03:11
terakhir dapat diakses dan dipahami
00:03:13
dengan mudah Dokumen itu salah satu
00:03:16
cirinya yaitu bisa dipahami dan bisa
00:03:19
diakses dengan mudah apa saja
00:03:22
jenis-jenis dokumen ini merupakan Po
00:03:24
yang lebih rinci dari sebelumnya jenis
00:03:27
dokumen ini ada
00:03:28
nanya berdasarkan format konten dan juga
00:03:31
tujuan
00:03:33
penggunaannya jenis-jenis dokumen
00:03:35
berdasarkan format itu terbagi menjadi
00:03:37
dua yaitu dokumen fisik dan dokumen
00:03:39
digital dokumen fisik artinya dapat
00:03:41
disentuh atau dilihat secara langsung
00:03:43
contohnya adalah surat resmi buku
00:03:46
laporan atau sertifikat dan lain
00:03:47
sebagainya sementara dokumen digital itu
00:03:50
dokumen yang tersimpan dalam format
00:03:53
elektronik dan tentu saja diaksesnya itu
00:03:56
melalui perangkat elektronik contohnya
00:03:58
Word PDF dan la dan sebagainya kemudian
00:04:01
jenis dokumen yang kedua berdasarkan
00:04:05
konten dokumen berdasarkan konten itu
00:04:08
ada dokumen ilmiah di mana isinya
00:04:12
adalah hasil penelitian atau kajian
00:04:15
ilmiah yang dilakukan oleh para ahli
00:04:17
dalam bidang tertentu misalnya jurnal
00:04:19
ilmiah artikel penelitian makalah
00:04:22
seminar atau tesis akademis kemudian
00:04:24
dokumen administratif adalah dokumen
00:04:26
yang berkaitan dengan administrasi atau
00:04:29
pengelolaan an suatu organisasi dokumen
00:04:31
ini mencakup berbagai bentuk seperti
00:04:33
surat resmi laporan kontrak agenda atau
00:04:35
bukti pembayaran kemudian ada dokumen
00:04:38
pribadi yang tentu berkaitan dengan
00:04:40
urusan pribadi misalnya kurikulum fitai
00:04:42
catatan pribadi agenda dan lain
00:04:45
sebagainya jenis-jenis dokumen yang
00:04:47
ketiga itu adalah berdasarkan tujuan
00:04:48
penggunaannya ini terbagi menjadi tiga
00:04:51
juga yang pertama adalah Dokumen untuk
00:04:54
memberi informasi atau pengetahuan
00:04:55
kepada pembaca misalnya buku nonfiksi
00:04:58
artikel berita laporan riset atau
00:05:01
ensiklopedia Kemudian yang kedua Dokumen
00:05:04
untuk membujuk tentunya digunakan untuk
00:05:06
mempengaruhi atau meyakinkan pembaca
00:05:08
untuk melakukan sesuatu misalnya iklan
00:05:10
pamflet promosi atau brosur lain
00:05:13
sebagainya dan yang ketiga adalah
00:05:15
Dokumen untuk menghibur misalnya dokumen
00:05:18
ini bisa berupa karya-karya fiksi
00:05:20
seperti novel cerpen komik atau drama
00:05:22
panggung yang dibuat untuk menghibur itu
00:05:25
adalah jenis-jenis dokumen tiga
00:05:27
jenis-jenis dokumen lanjut ke poin
00:05:30
berikutnya adalah ini masuk kepada
00:05:33
penanganan dokumen yang dalam hal ini
00:05:35
lebih terspesifik menjadi surat
00:05:38
penanganan dokumen atau surat itu
00:05:41
diawali dari polanya terlebih dahulu Apa
00:05:44
saja pola penanganan surat yang ada
00:05:46
dalam instansi atau dalam organisasi ada
00:05:49
tiga pola penanganan surat yang umum
00:05:52
kita temui yang pertama adalah pola
00:05:54
sentralisasi kedua pola desentralisasi
00:05:56
dan yang ketiga pola campuran untuk pola
00:06:00
dari kata-katanya saja sudah terlihat
00:06:01
bahwa itu adalah sentral atau terpusat
00:06:04
di mana penanganan surat itu dalam satu
00:06:07
organisasi dilakukan oleh tata usaha
00:06:10
atau
00:06:11
sekretariat artinya ada satu bagian
00:06:13
khusus dari organisasi itu yang spesifik
00:06:16
menangani persuratan itu termasuk dalam
00:06:19
pola sentralisasi kemudian kalau pola
00:06:22
desentralisasi kegiatan administrasi
00:06:24
atau pengelolaan surat dilakukan di
00:06:27
setiap bagian dari unit pada atau pada
00:06:30
organisasi artinya tidak lagi terpusat
00:06:33
di satu titik misalnya tata usaha atau
00:06:35
sekretariat tetapi masing-masing bagian
00:06:37
itu punya sekretaris atau bidang khusus
00:06:39
yang menangani persuratan kemudian yang
00:06:42
ketiga adalah pola campuran ini
00:06:43
merupakan pola kombinasi misalnya ada
00:06:46
proses yang dilakukan secara Sentral ada
00:06:49
juga proses yang dilakukan secara
00:06:50
desentralisasi misalnya penerimaan
00:06:53
suratnya penyortiran itu dilakukan
00:06:55
sentralisasi kemudian nanti penyampaian
00:06:57
dan penyimpanannya nanti dilakukan
00:07:00
desentralisasi misalnya ada surat masuk
00:07:02
dikelola oleh eh sekretariat inti dari
00:07:07
organisasi kemudian nanti penyimpanannya
00:07:10
diberikan di bidang-bidang atau
00:07:11
unit-unit tertentu itu termasuk dalam
00:07:13
pola
00:07:14
campuran selanjutnya Bagaimana
00:07:16
pencatatan surat di buku agenda Nah
00:07:20
untuk pencatatan surat di buku agenda
00:07:22
ini kita ada beberapa sistem yang kita
00:07:25
cukup familiar yaitu pertama sistem buku
00:07:29
agenda tunggal nah pada sistem Buka
00:07:32
agenda tunggal
00:07:34
ini merupakan sebuah buku yang mana
00:07:37
dalam mencatat suratnya itu secara
00:07:39
berurutan baik surat masuk maupun surat
00:07:41
keluar artinya di buku agenda tunggal
00:07:44
ini satu buku atau satu format tetapi
00:07:46
isinya
00:07:48
adalah bisa untuk keduanya jika itu
00:07:51
surat masuk nanti di sini diberikan kode
00:07:53
M atau masuk kalau itu surat keluar maka
00:07:56
Ini diisi keluar ini juga tergantung
00:07:59
kalau ini surat masuk maka dari siapa
00:08:01
Kalau surat keluar maka ini kepada siapa
00:08:04
seperti itu isi ringkas dan kode arsip
00:08:07
pada dasarnya buku agenda tunggal ini
00:08:09
sebuah buku yang EE baik itu surat masuk
00:08:12
atau surat keluar nantinya itu dicatat
00:08:14
di satu buku yang sama kemudian selain
00:08:17
buku agenda tunggal sistem buku agenda
00:08:19
itu juga ada buku agenda kembar kalau
00:08:22
buku agenda kembar ini digunakan untuk
00:08:24
mencatat surat masuk dan surat keluar
00:08:26
dalam dua buku Kalau tadi buku AG
00:08:29
tunggal itu itu satu buku maka buku
00:08:30
agenda kembar itu dua buku buku yang
00:08:33
satu itu surat masuk dan buku yang kedua
00:08:35
adalah surat
00:08:37
keluar untuk formatnya itu kurang
00:08:40
lebihnya hampir sama hanya perbedaannya
00:08:42
jika surat masuk itu ada tanggal terima
00:08:45
dari siapa isi ringkas diteruskan kepada
00:08:47
siapa jika itu adalah disposisi kemudian
00:08:50
Kalau surat keluar itu suratnya nomor
00:08:52
surat berapa tanggalnya berapa
00:08:54
dikirimkan kepada siapa isi ringkasnya
00:08:56
apa sampai dengan kode arsip itu
00:08:58
perbedaannya nya Nah dan yang ketiga
00:09:01
buku agenda berpasangan ini bagaimana
00:09:04
buku itu digunakan untuk mencatat surat
00:09:06
masuk dan keluar dalam satu buku bukunya
00:09:09
satu tapi kalau buku itu kan ada sisi
00:09:12
kanan dan Sisi kiri misalnya Sisi kiri
00:09:14
Ini untuk mencatat surat masuk dan sisi
00:09:16
kanan ini untuk mencatat surat keluar
00:09:19
seperti itu kalau buku agenda
00:09:22
berpasangan itu bukunya satu tapi kanan
00:09:24
dan kiri fungsinya itu
00:09:27
berbeda baik kemudian poin berikutnya
00:09:30
adalah bagaimana kita melakukan
00:09:32
penanganan surat masuk menggunakan
00:09:34
sistem buku agenda di mana tahapannya
00:09:37
itu ada enam mulai dari penerimaan
00:09:40
sampai dengan
00:09:44
penyimpanan Nah untuk penanganan surat
00:09:47
masuk sistem buku agenda mulai dari
00:09:48
penerimaan surat penerimaan surat ini
00:09:50
kan kegiatan di mana ee front office
00:09:54
atau sekretaris atau bidang tertentu itu
00:09:57
menerima surat dari luar nah ketika
00:10:00
menerima surat dari luar tentu kita
00:10:02
perlu meneliti ketepatan alamatnya
00:10:05
Apakah surat itu benar Dikirim kepada
00:10:07
kita kemudian jika itu adalah benar
00:10:10
surat itu dikirimkan kepada kita atau
00:10:12
perusahaan kita maka
00:10:14
kita lakukan penandatanganan biasanya
00:10:17
ada buku ekspedisi yang dibawa oleh
00:10:19
pihak luar kepada kita ketika ada buku
00:10:22
ekspedisi itu kita tanda tangani
00:10:24
Kemudian yang kedua penanganan yang
00:10:26
kedua tahapannya adalah penyortiran
00:10:27
surat ketika surat sudah sudah kita
00:10:29
terima sudah kita pastikan alamatnya
00:10:31
sesuai terus kemudian kita Sudah
00:10:34
menandatangani buku ekspedisi dari pihak
00:10:36
luar maka kita tinggal sortir surat itu
00:10:39
apa maksudnya disortir disortir adalah
00:10:41
memisahkan surat berdasarkan tujuan
00:10:43
pengiriman misalnya jika surat itu
00:10:45
ditujukan kepada individu maka dapat
00:10:47
langsung disampaikan kepada alamat yang
00:10:49
bersangkutan tapi jika surat itu
00:10:51
merupakan surat dinas yang melibatkan
00:10:53
kepentingan maka diolah lebih lanjut
00:10:55
setelah penyortiran surat nanti lanjut
00:10:57
yang ketiga pencatatan surat di mana
00:10:59
pencatatan surat itu pencatatan surat
00:11:02
ini
00:11:03
bagaimana kita mencatat menggunakan
00:11:06
sistem buku agenda
00:11:08
tadi surat yang
00:11:11
termasuk dalam kategori biasa dan
00:11:14
penting itu perlu dibuka terlebih dahulu
00:11:17
oleh petugas untuk dicatat tapi kalau
00:11:20
surat itu kategorinya adalah rahasia
00:11:23
maka itu langsung diserahkan kepada
00:11:25
pimpinan seperti itu dan dan tentu saja
00:11:29
ketika itu surat masuk jangan lupa
00:11:31
nantinya petugas menempelkan stempel
00:11:34
agenda stempel agenda itu Stempel yang
00:11:36
diberikan di surat yang mana fungsinya
00:11:38
itu untuk memberikan
00:11:40
informasi lebih ringkas yang ada pada
00:11:44
buku agenda jadi lebih ringkas saja dan
00:11:47
kemudian setelah dicatat diarahkan Siapa
00:11:50
sebenarnya yang akan memproses surat itu
00:11:52
kalau misalnya kita dapat surat masuk
00:11:54
maka langkah berikutnya kita ajukan ke
00:11:57
pimpinan nanti pimpinan memberikan kan
00:11:59
yang namanya lembar disposisi kepada
00:12:02
siapa surat itu akan diberikan oleh
00:12:05
pimpinan misalnya bawahan siapa atau
00:12:08
staf mana yang perlu Menindaklanjuti itu
00:12:10
perlu diberikan maka pimpinan
00:12:13
membutuhkan lembar disposisi setelah ada
00:12:15
pencatatan pengarahan kemudian
00:12:17
penyampaian surat penyampaian surat ini
00:12:20
kita perlu menggunakan buku ekspedisi
00:12:22
intern buku ekspedisi intern Ini adalah
00:12:24
buku yang kita gunakan untuk mobilitas
00:12:27
surat yang ada di internal per usahaan
00:12:29
jadi buku ini diguna untuk mencatat
00:12:32
penyampaian atau pengiriman distribusi
00:12:34
surat yang disampaikan dalam lingkungan
00:12:36
organisasi itu sendiri beda kalau
00:12:39
ekstern atau eksternal nah seperti itu
00:12:41
dan yang terakhir surat sudah diterima
00:12:44
surat sudah disortir dicetat di buku
00:12:46
agenda diarahkan kepada
00:12:48
penerima disampaikan suratnya melalui
00:12:51
apa menggunakan
00:12:53
ee buku ekspedisi dan terakhir disimpan
00:12:56
Berdasarkan sistem penyimpanan tertentu
00:12:59
misalnya abjat subjek wilayah tanggal
00:13:02
ataupun nomor itu untuk yang penanganan
00:13:05
surat masuk sistem buku agenda nah
00:13:07
kemudian Bagaimana penanganan surat
00:13:09
keluar sistem buku agenda diawali dari
00:13:11
pembuatan konsep surat terlebih dahulu
00:13:14
konsep surat itu biasa disebut dengan
00:13:16
draft
00:13:17
surat pembuatan konsep itu dilakukan
00:13:19
secara tertulis tujuannya untuk
00:13:21
menghindari kesalahan pengetikkan
00:13:23
seperti itu jangan sampai surat sudah
00:13:26
diproses ternyata nanti ada kesalahan
00:13:29
Nah setelah konsep surat itu dibuat maka
00:13:32
perlu adanya persetujuan konsep surat
00:13:35
pimpinan itu harus
00:13:37
menyetujui surat tersebut atau konsep
00:13:40
surat tersebut Apakah ada redaksi yang
00:13:42
Perlu diperbaiki ataukah ada lainnya
00:13:45
jika mendapatkan persetujuan Maka nanti
00:13:47
akan ada tanda ACC pada konsep surat
00:13:50
tersebut Nah setelah disetujui maka
00:13:53
langkah berikutnya adalah dicatat konsep
00:13:55
surat itu dicatat pada buku agenda untuk
00:13:58
Dir ASI dan tentu saja mendapatkan nomor
00:14:01
surat tentu ee surat keluar pun juga
00:14:04
harus ada nomor suratnya dan nomor surat
00:14:06
itu diapat ketika pencatatan surat pada
00:14:08
buku agenda karena apa Karena dari sini
00:14:11
kita akan tahu nomor surat terakhir itu
00:14:13
berapa dan surat ini nomornya berapa
00:14:16
sudah dicatat kemudian diketik lebih
00:14:19
rapi lagi Kemudian nomornya juga
00:14:22
termasuk diketik sampai dengan dicetak
00:14:24
Nanti diperiksa juga pengetikan
00:14:29
Bagaimana apakah surat itu ada
00:14:30
kekeliruan atau seperti apa dan kemudian
00:14:33
ditandatangani surat oleh pimpinan
00:14:35
setelah itu pengiriman surat pengiriman
00:14:38
surat itu kita menggunakan buku
00:14:40
ekspedisi ekstern atau buku ekspedisi
00:14:42
yang digunakan untuk mengirim atau
00:14:45
menyampaikan atau mendistribusikan surat
00:14:48
kepada pihak lain dan yang terakhir
00:14:50
penyimpanan surat jangan lupa surat itu
00:14:52
harus disimpan baik itu surat masuk
00:14:54
maupun surat keluar seperti itu kemudian
00:14:57
Nah kita akan masuk kepada pencatatan
00:15:00
surat di kartu kendali Bagaimana
00:15:02
pencatatan surat itu di kartu kendali
00:15:05
ini adalah bentuk dari kartu kendali
00:15:09
kartu kendali itu apa kartu kendali itu
00:15:11
untuk mencatat surat masuk dan surat
00:15:13
keluar yang termasuk pada surat penting
00:15:16
kalau surat biasa itu menggunakan lembar
00:15:19
surat dan surat rahasia menggunakan
00:15:21
lembar surat rahasia kalau kartu kendali
00:15:23
ini khusus menangani surat penting ini
00:15:27
merupakan sebuah
00:15:29
baru sebenarnya dalam persuratan di mana
00:15:31
Ini menggunakan kartu kendali biasanya
00:15:34
kartu kendali itu ada tiga lembar
00:15:36
warnanya ada merah kuning dan hijau ini
00:15:39
bentuk formatnya seperti
00:15:41
ini nah kemudian Bagaimana penanganan
00:15:45
surat masuk pada sistem kartu kendali
00:15:49
kita mulai dari penerimaan surat
00:15:51
penerimaan surat surat beserta kartu
00:15:53
kendali diserahkan kepada unit kearsipan
00:15:57
kemudian surat di klasifikasikan oleh
00:16:00
pencatat surat surat dibuka untuk
00:16:02
diklasifikasikan Kepada surat penting
00:16:04
atau surat biasa mana yang termasuk
00:16:06
dalam surat penting atau surat biasa
00:16:08
kalau surat rahasia itu hanya bisa
00:16:10
diteruskan kepada pimpinan Nah nanti
00:16:12
penerima surat memberikan e surat kepada
00:16:15
pencatatan surat nanti ada kartu kendali
00:16:17
ada tiga sendiri dan itu masuk pada
00:16:21
pengarahan dan pengendalian di mana
00:16:25
e tugas pengarah surat itu adalah
00:16:28
menerima surat yang dilampiri kartu
00:16:30
kendali du dan 3 serta memberikan paraf
00:16:33
pada kartu kendali
00:16:34
kemudian menentukan tujuan surat kepada
00:16:36
siapa atau ke unitunit mana surat
00:16:38
diteruskan kemudian mencatat surat di
00:16:41
buku ekspedisi interen mengambil kartu
00:16:43
kendali du dan disimpan di kotak kartu
00:16:46
kendali yang berfungsi sebagai alat
00:16:48
pengendali surat meneruskan surat
00:16:51
beserta kartu kendali
00:16:53
kepada unit pengolah atau unit kerja
00:16:56
atau sekretaris
00:16:59
kemudian menerima surat yang selesai
00:17:00
diproses di unit
00:17:03
pengolah kemudian kartu kendali du
00:17:07
dengan kartu kendali tiga
00:17:10
ditukar Kemudian tugas dari pengarah dan
00:17:14
pengendali adalah menyerahkan surat yang
00:17:16
sudah selesai diproses ke arsiparis dan
00:17:18
menukar kartu kendali 3 dengan kartu
00:17:20
kendali 1 dan terakhir pada unit
00:17:25
pengolah atau penyampaian surat ke unit
00:17:27
pengolah ini unit pengolah itu pada
00:17:30
dasarnya terdiri dari tata usaha unit
00:17:31
pengolah pimpinan unit pengolah dan
00:17:34
pelaksana ini unit pengolahnya yang mana
00:17:37
setiap unit pengolah itu memiliki tugas
00:17:39
masing-masing sebagai berikut tata usaha
00:17:42
unit pengolah itu menerima surat dan
00:17:44
kartu kendali tig serta memberikan parf
00:17:48
pada surat kemudian membuat dua lembar
00:17:51
disposisi lalu melampirkan surat beserta
00:17:54
lembar disposisi 1 dan 2 serta kartu
00:17:57
kendali untuk disampaikan kepada pada
00:17:59
pimpinan unit pengolah kemudian menerima
00:18:01
kembali surat kartu kendali dua serta
00:18:04
lembar disposisi 1 dan 2 yang telah
00:18:06
diisi oleh pimpinan unit pengolah
00:18:09
kemudian menyimpan kartu kendalii 3 yang
00:18:14
diteruskan
00:18:17
dan meneruskan surat beserta lembar
00:18:20
disposisi kepada pelaksana sesuai
00:18:21
instruksi pada lembar disposisi surat
00:18:24
asli dan lembar disposisi du Itu
00:18:26
disimpan sementara di unit pengolah
00:18:28
sedangkan salinan surat dan lembar
00:18:30
disposisi 1 diteruskan ke pelaksana
00:18:32
surat dan tu memiliki tugas terakhir
00:18:35
yaitu menerima surat dan lembar
00:18:37
disposisi 1 dari pelaksana setelah surat
00:18:39
selesai diproses lalu disimpan jika
00:18:41
surat tersebut inaktif maka surat Perta
00:18:43
kartu kendali tiga diserahkan P penata
00:18:46
arsip dan ditukar dengan kartu kendali
00:18:48
dua sebagai bukti surat disimpan di unit
00:18:50
kearsipan kemudian pimpinan unit
00:18:52
pengolah itu memiliki tugas menerima
00:18:54
surat kartu kendalii dan lembar
00:18:57
disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit
00:18:59
pengolah kemudian mengisi surat lembar
00:19:02
disposisi 1 dan 2 untuk ditindaklanjuti
00:19:04
surat yang masuk yang ketiga menyerahkan
00:19:07
kembali surat kartu kendali 3 dan lembar
00:19:10
disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit
00:19:13
pengolah dan unit pengolah ketiga yaitu
00:19:15
pelaksana tugasnya menerima surat
00:19:18
beserta lembar disposisi 1 dari tata
00:19:21
usaha unit pengolah kemudian
00:19:23
melaksanakan instruksi pimpinan sesuai
00:19:25
lembar disposisi dan yang terakhir
00:19:27
menyerahkan surat dan lembar disposisi
00:19:30
sat kepada Tata unit pengolah tata usaha
00:19:33
unit pengolah ini setelah surat diproses
00:19:37
atau ditindaklanjuti dan yang terakhir
00:19:39
penyimpanan atau penataan surat di mana
00:19:43
ketika penyimpanan atau penataan surat
00:19:46
itu sekretaris menerima kartu kendali
00:19:48
satu yang telah diparaf oleh tata usaha
00:19:52
pengolah dan disimpan di kartu kendali
00:19:54
sebagai
00:19:56
bukti bahwa surat sedang diproses di
00:19:59
unit pengolah ini tugas dari arsiparis
00:20:02
yang kemudian menerima surat dari unit
00:20:04
pengolah dan menukar kartu kendali satu
00:20:06
dengan kartu kendali
00:20:08
dan terakhir menyimpan surat dengan
00:20:09
menggunakan sistem tertentu itu untuk
00:20:12
surat masuk kemudian ini adalah surat
00:20:14
keluar kalau surat keluar lebih
00:20:16
sederhana di mana ini terbagi atas unit
00:20:18
pengolah ee pencatat surat pengarah
00:20:22
surat penata arsif dan ekspedisi di mana
00:20:25
unit pengolah itu adalah tata usaha unit
00:20:27
pengolah mengisi kartu kendali setelah
00:20:30
itu kartu kendali s dan du diteruskan ke
00:20:32
unit kearsipan untuk dikirimkan ke
00:20:34
alamat tujuan kemudian salinan dari
00:20:37
surat dan kartu kendali disimpan di unit
00:20:41
pengolah pencatat surat menerima
00:20:43
memiliki tugas menerima surat dan
00:20:45
salinanya yang telah dilampirkan kartu
00:20:47
kendali s dan du dari unit pengolah
00:20:51
kemudian memberikan cap pada surat
00:20:53
meneruskan kartu kendali sat ke pengarah
00:20:55
untuk disimpan kemudian memberikan pada
00:20:58
kartu kendali dua dan mengembalikannya
00:21:00
ke unit pengolah dan yang terakhir
00:21:02
memberikan surat pada petugas ekspedisi
00:21:04
untuk dikirimkan ke alamat
00:21:06
tujuan Kemudian pada unit kearsipan ini
00:21:09
ada pengarah surat fungsinya yaitu
00:21:12
menerima kartu kendali satu dan
00:21:14
menyimpannya ke dalam kotak kartu
00:21:16
kendali sebagai kontrol atau pengendali
00:21:19
penata arsip memiliki tugas untuk
00:21:21
menerima kartu kendali dua dan
00:21:22
menyimpannya dalam kotak kartu kendali
00:21:24
karena sementara arsif berada di unit
00:21:27
pengolah jika ar di unit pengolah telah
00:21:29
menurun nilai gunanya arsif tersebut
00:21:32
diserahkan pada penata arsif dan
00:21:34
disimpan kemudian menukar kartu kendali
00:21:37
dua dan kartu kendali 3 dan yang
00:21:39
terakhir ekspedisi atau ekspeditur itu
00:21:42
tentu memiliki tugas sebagai pengirim
00:21:46
surat demikian ee materi dari
00:21:50
pengelolaan Dokumen untuk selengkapnya
00:21:52
bisa dilihat pada komentar nanti akan
00:21:55
kita tampilkan beberapa ee gambaran
00:21:58
foreign
