BA#016 Betriebsanleitungen richtig kürzen – Minimalismus Prinzip einhalten

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https://www.youtube.com/watch?v=0UvNRD3E504

Summary

TLDRIn dieser Episode wird die neue Norm EC Triple E 82 79-1 und ihre Anforderungen an technische Dokumentation thematisiert. Florian Schmid betont die Wichtigkeit von Minimalismus in Anleitungen, um überflüssige Informationen zu vermeiden und Haftungsrisiken für Hersteller zu reduzieren. Er beschreibt, wie oft Anleitungen durch unqualifizierte Redakteure überfrachtet werden und bietet Strategien zur effektiven Kürzung und Umformulierung von Texten an. Die Diskussion schließt praktische Tipps für die Umsetzung ein, einschließlich der Durchführung einer Zielgruppenanalyse und der systematischen Bearbeitung der Texte.

Takeaways

  • 🎙️ Die neue Norm fordert minimalistische Anleitungen.
  • 📉 Überfrachtete Anleitungen erhöhen Haftungsrisiken.
  • 🔍 Zielgruppenanalyse ist entscheidend für die Informationsvermittlung.
  • ✂️ Unnötige Informationen sollten konsequent gekürzt werden.
  • ⚙️ Aktive Formulierungen sind effektiver als passive.
  • 💡 Einfache, klare Begriffe erhöhen die Verständlichkeit.
  • 📊 Informationen sollten strukturiert und tabellarisch dargestellt werden.
  • 📝 Regelbasierte Bearbeitung verbessert die Effizienz.
  • 🚫 Einheitsbegriffe und Werbeslogans vermeiden.
  • 📅 Zeit zur Überprüfung und Strukturierung der Dokumente einplanen.

Timeline

  • 00:00:00 - 00:05:00

    In dieser Episode des Podcasts zur technischen Dokumentation spricht Florian Schmid über die neue Norm EC Triple E 82 79-1, die im Mai 2009 veröffentlicht wurde. Diese Norm fordert, dass Anleitungen minimalistisch und prägnant formuliert sind, um nur die notwendigsten Informationen zu enthalten. Schmid betont, dass überflüssige Inhalte in Anleitungen nicht nur fehlerhaft, sondern auch irreführend sind, was für Hersteller ein großes Haftungsrisiko darstellt. Er erklärt, dass viele Anleitungen von Laien erstellt werden, was zu unnötigen Inhalten führen kann, und dass durch das Kürzen von Anleitungen sowohl die Verständlichkeit als auch die Qualität des Produkts verbessert werden können.

  • 00:05:00 - 00:13:15

    Schmid gibt praktische Tipps zur Identifizierung und Kürzung überflüssiger Inhalte in Anleitungen. Er empfiehlt, sich Fragen zu stellen, wie was dem Leser vermittelt werden soll und welche Informationen bereits bekannt sind. Zudem wird darauf hingewiesen, dass die Verwendung von zusammengesetzten Hauptwörtern, Passivformulierungen und Füllwörtern vermieden werden sollte, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Bilder sollten ebenfalls nicht überfrachtet werden, und Produktbezeichnungen sind oft nicht notwendig. Abschließend gibt Schmid Ratschläge zur systematischen Überarbeitung von Dokumenten, um die Inhalte zu kürzen und zu optimieren.

Mind Map

Video Q&A

  • Was ist das Hauptthema der Episode?

    Die Episode behandelt die neue Norm EC Triple E 82 79-1, die minimalistische technische Dokumentation fordert.

  • Warum ist die Kürzung von Anleitungen wichtig?

    Durch das Kürzen werden Haftungsrisiken verringert und die Verständlichkeit erhöht.

  • Welche Informationen sollten in einer Anleitung vermieden werden?

    Überflüssige Sicherheits- oder Werbeaussagen sowie komplexe und zusammengesetzte Begriffe.

  • Was sind die Schritte zum Kürzen von Dokumenten?

    Sorgfältige Prüfung, systematische Bearbeitung und regelbasiertes Kürzen.

  • Wo kann ich die neue Norm lesen?

    Die neue Norm ist bereits in Englisch und Französisch verfügbar, die deutsche Übersetzung steht noch aus.

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    ein herzliches willkommen an alle
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    zuhörerinnen und zuhörer zu einer neuen
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    folge unseres podcasts zur technischen
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    dokumentation meine arbeit florian
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    schmid bei der gfk keine mini
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    verantwortlich für den bereich der
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    technischen dokumentation
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    gleich vorneweg aufgrund der urlaubszeit
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    und in vielen projekten werden meine
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    kommenden folgen etwas kürzer als normal
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    auch weiß ich leider aktuell nicht wie
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    es in den kommenden wochen aussieht dass
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    sehr viele projekte auf meinem
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    schreibtisch liegen die bearbeitet
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    werden wollen
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    edition 2 der ec triple e 82 79 strich 1
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    wurde im mai 2009 10 veröffentlicht
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    sie ist somit nun der aktuelle stand
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    technik und sie fordert unter anderem
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    dass anleitungen minimal und prägnant
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    formuliert sind eine anleitung soll nur
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    noch die nötigsten informationen
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    beinhalten alle anderen informationen
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    fallen raus
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    doch was kann alles aus anleitungen
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    gekürzt werden
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    und wie kommt man eine anleitung richtig
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    sollten sie die norm bisher nicht kennen
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    empfehle ich ihnen meine anderen folgen
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    zum 1
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    wozu deren vorgänger raum anzuhören die
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    links packe ich ihnen dazu in die
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    beschreibung wenn sie die norm lesen
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    möchten können sie die neue norm bereits
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    in englisch oder französisch beziehen
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    eine umsetzung als enorm und die
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    übersetzung ins deutsche stehen derzeit
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    aber noch aus bei der überarbeitung der
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    alten din en zwei 1979 wurden die
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    prinzipien überarbeitet nach denen eine
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    dokumentation erstellt werden soll die
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    neue norm fordert nun dass anleitungen
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    minimalistisch prägnant und vollständig
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    über ein produkt informieren
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    während unserer überprüfungen von
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    dokumenten und anleitungen sehen wir
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    dabei häufig inhalte die in einer
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    anleitung nichts zu suchen haben
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    erst recht jetzt nicht mehr nachdem die
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    neue norm erschienen ist denn die neue
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    norm sagt nun ganz klar dass
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    überfrachtet der anleitungen fehlerhaft
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    und irreführend sind
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    man kann diese also auch so bewerten als
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    ob sie nicht existent sein
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    gerade im zusammenspiel mit der
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    produkthaftung für viele hersteller ein
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    horrorszenario
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    denn nun müssen anleitungen inhaltliche
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    bearbeitet umformuliert und gekürzt
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    werden nur so erfüllen sie die neue norm
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    und können haftungsrisiken verringern
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    doch wie erkennt man inhalte die
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    überflüssig sind und wie kurzmann
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    anleitungen richtig während unserer
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    überprüfungen stellen wir oft fest dass
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    dokumentationen kürzer und dadurch
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    gleichzeitig verständlicher sein könnten
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    gerade bei anleitungen die von laien
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    erstellt werden damit bezeichnet
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    personen die keine ausbildung im bereich
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    der technischen redaktion haben
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    hier können teilweise bis zu 40 prozent
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    eingespart werden kennt man sich
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    betriebswirtschaftlich in diesem bereich
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    etwas aus kann man schnell die kosten
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    für die übersetzung hochrechnen
  • 00:03:01
    die unnötigerweise entstanden sind und
  • 00:03:04
    den je mehr sprachen übersetzt wurde
  • 00:03:07
    umso höher wird die summe da fällt
  • 00:03:10
    bestimmt der ein oder andere
  • 00:03:11
    abteilungsleiter oder geschäftsführung
  • 00:03:13
    stuhl leider redest du das kürzen der
  • 00:03:16
    anleitung nicht sofort die kosten denn
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    die überarbeitung in neuer übersetzung
  • 00:03:20
    der anleitung bedeutet ebenfalls wieder
  • 00:03:23
    aufwand und kosten
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    die kürze eine anleitung ist auch
  • 00:03:28
    gleichzeitig ein qualitätskriterium für
  • 00:03:30
    das produkt je kürzer die anleitung umso
  • 00:03:34
    mehr gedanken wurde bei der
  • 00:03:36
    produktentwicklung und produktgestaltung
  • 00:03:38
    gemacht sichere konstruktionen
  • 00:03:41
    verhindert gefahrenstellen und somit
  • 00:03:43
    wandel neue einfache klar verständliche
  • 00:03:46
    display - reduzieren den entsprechenden
  • 00:03:49
    schreib aufwand da der benutzer das
  • 00:03:51
    produkt intuitiv bedienen kann und dies
  • 00:03:55
    sind nur einige beispiele
  • 00:03:57
    doch auch außerhalb der
  • 00:03:58
    produktentwicklung gibt es genügend
  • 00:04:00
    informationen und texte die gekürzt
  • 00:04:03
    werden können um diese zu finden musste
  • 00:04:06
    redakteur systematisch nach festgelegten
  • 00:04:09
    regeln arbeiten
  • 00:04:11
    dabei ist ein wichtiger punkt dass wir
  • 00:04:14
    uns zunächst gedanken darüber machen wo
  • 00:04:16
    die texte überhaupt entstehen und warum
  • 00:04:19
    diese kürzungspotenzial haben
  • 00:04:21
    den einen punkt habe ich bereits genannt
  • 00:04:23
    der ersteller der anleitung hat nicht
  • 00:04:26
    die kompetenz und die weiterbildungen
  • 00:04:28
    erhalten um die ihm übertragene aufgabe
  • 00:04:30
    zu erfüllen
  • 00:04:33
    gleichzeitig muss man bedenken dass die
  • 00:04:36
    anleitungen ja nicht aus dem nichts
  • 00:04:37
    entstehen
  • 00:04:38
    es gibt häufig eine bestehende anleitung
  • 00:04:41
    die als basis verwendet wurde und
  • 00:04:44
    bereits dort waren informationen
  • 00:04:46
    enthalten die überflüssig waren
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    ein schönes beispiel hierzu können
  • 00:04:51
    sicherheits und warnhinweise seien
  • 00:04:52
    das alte projekt warum fordern folgen
  • 00:04:55
    eines stromschlags
  • 00:04:56
    das neue hat ebenfalls eine ähnliche
  • 00:04:59
    stelle also wird der alte hinweis
  • 00:05:02
    übernommen obwohl er im detail gar nicht
  • 00:05:04
    zutrifft oder der redakteur möchte auf
  • 00:05:08
    nummer sicher gehen und verwendet
  • 00:05:10
    möglichst viele hinweise damit man vor
  • 00:05:13
    allem gewandt hat auch wenn das nicht
  • 00:05:16
    zutrifft
  • 00:05:16
    für mich ein beliebtes beispiel sind
  • 00:05:20
    auch werbeaussagen danksagungen dem
  • 00:05:22
    kunden gegenüber und seitenweise
  • 00:05:24
    haftungsausschlüsse all das sind inhalte
  • 00:05:27
    die keine wirkung haben und die
  • 00:05:30
    anleitung unnötig aufblähen
  • 00:05:34
    doch wie erkennt ein redakteur nun einen
  • 00:05:37
    zu langen text der gekürzt werden kann
  • 00:05:39
    prinzipiell muss man sich die texte
  • 00:05:42
    genau anschauen und sich mehrere fragen
  • 00:05:44
    darzustellen
  • 00:05:45
    die erste frage lautet was wollen wir
  • 00:05:49
    dem leser überhaupt vermitteln die
  • 00:05:53
    zweite frage welche informationen sucht
  • 00:05:55
    der leser und die dritte frage welche
  • 00:06:00
    informationen können als bekannt
  • 00:06:02
    vorausgesetzt werden
  • 00:06:06
    all diese fragen hängen wiederum mit der
  • 00:06:09
    zielgruppenanalyse zusammen nur wenn der
  • 00:06:12
    redakteur weiß werde alles ist welche
  • 00:06:15
    informationen ersucht und was er bereits
  • 00:06:17
    weiß kann der redakteur zielgerichtete
  • 00:06:20
    informationen zur verfügung stellen
  • 00:06:22
    dabei sollte auch immer diese
  • 00:06:24
    darstellung der informationen in frage
  • 00:06:26
    gestellt werden nicht alle informationen
  • 00:06:29
    müssen als absätze oder handlungen
  • 00:06:31
    dargestellt werden
  • 00:06:33
    statusanzeigen von lampen können
  • 00:06:35
    beispielsweise viel effektiver in
  • 00:06:37
    tabellenform dargestellt werden das ist
  • 00:06:40
    kürzer und informativer passy
  • 00:06:43
    formulierungen zusammengesetzte
  • 00:06:45
    hauptwörter firmen und fremdwörter
  • 00:06:47
    können deinen text außerdem zusätzlich
  • 00:06:50
    aufblähen und unverständlich machen
  • 00:06:53
    schauen wir uns mal hier einige
  • 00:06:55
    beispiele für dieses kürzungspotenzial
  • 00:06:57
    an einer der am meisten unterschätzten
  • 00:07:01
    punkte dabei ist meiner meinung nach die
  • 00:07:04
    zusammensetzung mehrerer hauptwörter
  • 00:07:06
    etwas was im deutschen möglich ist und
  • 00:07:09
    gerne verwendet wird die übersetzer aber
  • 00:07:12
    regelmäßig vor herausforderungen stellt
  • 00:07:14
    denn die zusammensetzung mehrerer
  • 00:07:16
    hauptwörter ist in anderen sprachen oft
  • 00:07:18
    nicht möglich
  • 00:07:19
    der übersetzer muss den begriff
  • 00:07:21
    umschreiben und der text wird dadurch
  • 00:07:23
    länger dabei ist die vermeidung dieser
  • 00:07:26
    wörter sehr einfach
  • 00:07:28
    nehmen wir mal an wir haben die
  • 00:07:30
    anleitung einer maschine vor uns in der
  • 00:07:33
    eine einzugs walze verbaut ist
  • 00:07:35
    da diese walzen normalerweise einen
  • 00:07:38
    antrieb haben wird in der anleitung
  • 00:07:40
    vermutlich dann von einem einzug balzen
  • 00:07:42
    antrieb gesprochen
  • 00:07:45
    dabei wäre die bezeichnung antrieb der
  • 00:07:47
    ein zu walzer effektiver und lesbarer
  • 00:07:51
    denn je nach ort zusammensetzung sind
  • 00:07:54
    diese teilweise auch schwer zu lesen
  • 00:07:56
    ein beliebtes beispiel dafür sind für
  • 00:07:59
    mich vor allem wörter in denen ein
  • 00:08:01
    buchstabe mir einfach hintereinander
  • 00:08:03
    vorkommt so wie bei dampf
  • 00:08:05
    schifffahrtsgesellschaft die drei f
  • 00:08:11
    solche wörter gibt es in der technischen
  • 00:08:14
    dokumentation häufig beispielsweise wenn
  • 00:08:17
    die bezeichnung von schrauben mit deren
  • 00:08:19
    funktion gebunden werden wie in kabinen
  • 00:08:23
    verbindungs schraube neben den
  • 00:08:26
    zusammengesetzten hauptwörter sind
  • 00:08:27
    passiv formulierungen füllwörter modell
  • 00:08:30
    werben und eingedeutschte fremdwörter
  • 00:08:32
    in vielen anleitungen ebenfalls zu
  • 00:08:34
    finden aufgrund dessen werde ich hier
  • 00:08:37
    nicht zu viele beispiele nennen
  • 00:08:39
    ich denke man erkennt schnell worauf ich
  • 00:08:41
    hinauswill eingedeutschte fremdwörter
  • 00:08:44
    sind meist in der it
  • 00:08:46
    sie zu finden dort wird oft aus der
  • 00:08:49
    taste debatten aus der
  • 00:08:51
    benutzeroberfläche das interface oder
  • 00:08:53
    aus der datenbank die dabei ist auch
  • 00:08:57
    wenn diese begriffe in der heutigen zeit
  • 00:08:59
    den meisten menschen geläufig sind
  • 00:09:00
    sollten sie in einer anleitung vermieden
  • 00:09:03
    werden denn je nach zielgruppe kennen
  • 00:09:06
    die menschen das wort in gesprochener
  • 00:09:07
    form vielleicht aber nicht in
  • 00:09:09
    schriftform und dann verwirrt das wort
  • 00:09:12
    in der anleitung mehr als es nutzt hinzu
  • 00:09:15
    kommen dann noch mögliche schreibfehler
  • 00:09:17
    wenn der redakteur selbst nicht weiß wie
  • 00:09:19
    das wort korrekt ausgeschrieben wird
  • 00:09:23
    passiv formulierungen kommen meist
  • 00:09:26
    zusammen mit füllwörter und modell
  • 00:09:28
    werben vor
  • 00:09:29
    häufig kann meine in anleitungen sätze
  • 00:09:31
    finden wie kyle xy sollte möglicherweise
  • 00:09:35
    jährlich ausgetauscht werden
  • 00:09:38
    stattdessen sind genaue aktiv
  • 00:09:40
    formulierungen oder die schreibweise in
  • 00:09:43
    befehlshaber für den leser effektiver
  • 00:09:45
    das seien aktiv ohne für wort leute
  • 00:09:48
    tauschen sie teil xy einmal jährlich die
  • 00:09:52
    befehls form lautet teil xy jährlich
  • 00:09:55
    tauschen beide form sind wesentlich
  • 00:09:58
    größer als das original zu modell werben
  • 00:10:02
    gehören dabei weiter wie müsste könnte
  • 00:10:06
    sollte und dürfen bei füllwörter kann
  • 00:10:10
    man im internet schnell ganze listen
  • 00:10:13
    zusammen suchen
  • 00:10:13
    ich nenne hier jetzt beispielsweise
  • 00:10:16
    keinesfalls mal in der regel oder
  • 00:10:21
    gewöhnlich all diese wörter haben eine
  • 00:10:25
    geringe aussagekraft und helfen dem
  • 00:10:27
    leser nicht weiter sie blenden text nur
  • 00:10:30
    auf aber nicht nur einzelne wörter oder
  • 00:10:33
    schreib formen plänen die anleitung auf
  • 00:10:36
    bilder können anleitungen auf bleiben
  • 00:10:39
    und gegen das prinzip des minimalismus
  • 00:10:41
    verstoßen
  • 00:10:42
    häufig werden bilder maßlos überfrachtet
  • 00:10:45
    es sollen viel zu viele elemente auf
  • 00:10:48
    einem bild dargestellt werden
  • 00:10:50
    dabei ist es umgekehrt in der regel
  • 00:10:52
    besser stellt ein bild nur wenige
  • 00:10:55
    informationen da ist es für den leser
  • 00:10:57
    erkennbar wo sich die gesuchte
  • 00:10:59
    informationen befindet dasselbe kann für
  • 00:11:03
    cad bilder oder fotos gelten je nach
  • 00:11:06
    situation eignen sich die einzelnen
  • 00:11:09
    arten von darstellungen besser oder
  • 00:11:11
    schlechter
  • 00:11:12
    fotos zeigen reale situation besser als
  • 00:11:16
    cad zeichnungen
  • 00:11:17
    dafür können bei cad zeichnungen
  • 00:11:20
    elemente ausgeblendet werden um dem
  • 00:11:22
    leser nur die elemente zu zeigen ihr
  • 00:11:25
    gerade benötigt zu guter letzt möchte
  • 00:11:28
    ich noch etwas erwähnen was ebenfalls
  • 00:11:31
    texte auf planen kann und häufig in
  • 00:11:33
    anleitungen vorkommt produkt oder geräte
  • 00:11:36
    bezeichnungen den diese helfen dem leser
  • 00:11:39
    ebenfalls nicht wenn er eine anleitung
  • 00:11:42
    für einen drucker liest geht auch davon
  • 00:11:44
    aus dass sie zu dem drucker gehört der
  • 00:11:47
    noch vor sich hat dass in der anleitung
  • 00:11:49
    dann immer wieder
  • 00:11:50
    der drucker name vorkommt ist in der
  • 00:11:52
    regel nicht notwendig denn neben dem
  • 00:11:55
    aufblähen verhindern solche geräte und
  • 00:11:57
    produktbezeichnungen außerdem dass texte
  • 00:12:00
    wiederholt werden können
  • 00:12:01
    denn wenn diese produktbezeichnung
  • 00:12:03
    vorkommt kann das nur für diese art von
  • 00:12:05
    gerät verwendet werden zum schluss der
  • 00:12:08
    folge möchte ich noch eine hilfestellung
  • 00:12:10
    für die umsetzung einer solchen
  • 00:12:12
    kürzungen geben
  • 00:12:13
    sollten sie also ihre dokumente prüfen
  • 00:12:15
    und auf das notwendig sie kürzen wollen
  • 00:12:18
    empfehle ich ihnen folgendes erstens
  • 00:12:21
    lassen sie sich zeit prüfen sie ihre
  • 00:12:24
    dokumente sorgfältig und erlernen sie
  • 00:12:26
    erstmal das kürzen und umformulieren
  • 00:12:28
    anhand von beispielen 2 überlegen sie
  • 00:12:33
    sich ein system zur bearbeitung ihrer
  • 00:12:36
    gesamten texte sie müssen unterscheiden
  • 00:12:38
    können welche texte bereits überarbeitet
  • 00:12:40
    wurden und welche nicht
  • 00:12:42
    und drittens überarbeitung und kürzen
  • 00:12:46
    sie die texte regelbasiert und schreiben
  • 00:12:48
    sie die regeln beispielsweise in einem
  • 00:12:50
    redaktionsleiter faden fest und nun sind
  • 00:12:56
    wir wieder am ende der heutigen folge
  • 00:12:58
    ich hoffe inhalt diese folge gefallen
  • 00:13:01
    die kommenden folgen werden sich weiter
  • 00:13:04
    mit der neuen norm beschäftigen sollten
  • 00:13:07
    sie fragen haben zögern sie jedoch bitte
  • 00:13:09
    nicht diese an uns zu senden
  • 00:13:11
    ich bedanke mich versuchen
  • 00:13:12
    bis zum nächsten mal
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