00:00:00
Halo
00:00:02
Bismillahirohmanirohim Assalamualaikum
00:00:04
warahmatullahi wabarakatuh bertemu
00:00:06
kembali dengan saya di channel mellasari
00:00:09
Iskandar yang akan membahas tentang
00:00:12
bagaimana cara mencatat surat ke dalam
00:00:16
kartu kendali ya
00:00:20
Hai nah ini merupakan video lanjutan
00:00:21
dari
00:00:24
video sebelumnya tentang prosedur
00:00:27
pengurusan surat masuk dan surat keluar
00:00:29
ya sebagaimana sudah saya jelaskan di
00:00:32
video sebelumnya tentang sistem
00:00:35
penanganan surat masuk dan surat keluar
00:00:37
itu ada dua macam yang pertama ada yang
00:00:40
menggunakan sistem buku agenda dan yang
00:00:42
kedua ada yang menggunakan sistem kartu
00:00:44
kendali ya Nah kita lihat dulu apa itu
00:00:48
kartu kendali nya Nah sistem kartu
00:00:51
kendali ini merupakan istilah lain yang
00:00:53
sering dipakai untuk nama kearsipan pola
00:00:55
baru
00:00:56
dan kartu kendali ini merupakan Lembar
00:00:59
isian yang digunakan untuk pencatatan
00:01:01
surat yang tergolong ke dalam surat
00:01:04
penting
00:01:05
[Musik]
00:01:08
Sekarang kita lihat apa ciri-ciri dari
00:01:10
kartu kendali
00:01:12
Hai Nah pertama pada sistem kartu
00:01:14
kendali perlu dilakukan pengelompokan
00:01:16
surat antara lain surat penting surat
00:01:19
rahasia dan surat biasa jadi terlebih
00:01:21
dahulu kita kelompokkan suratnya kedalam
00:01:25
tiga sifat surat tersebut karena nanti
00:01:27
pencatatannya akan menggunakan lembar
00:01:30
yang berbeda Kemudian yang kedua lembar
00:01:32
kartu kendali itu terdiri atas tiga
00:01:34
warna yaitu yang benar pertama berwarna
00:01:36
putih Tempat kedua berwarna kuning dan
00:01:39
lembar ketiga berwarna merah muda ya
00:01:41
namun ada juga untuk organisasi yang
00:01:44
cukup besar perusahaannya cukup besar
00:01:47
ada yang menggunakan lembar kartu
00:01:49
kendali terdiri dari empat warna juga
00:01:52
ada jadi menyesuaikan sesuai dengan
00:01:54
keperluannya saja
00:01:57
Hai
00:02:01
berikutnya
00:02:03
kita lihat keuntungannya apa apabila
00:02:06
kita menggunakan kartu kendali yang
00:02:09
pertama tentunya lebih efisien
00:02:10
dibandingkan dengan buku agenda dan yang
00:02:12
kedua dapat membedakan sifat surat kita
00:02:15
harus mampu mengelompokkan surat
00:02:18
tersebut ke dalam golongan kelompok
00:02:19
surat penting biasa dan rahasia dan yang
00:02:23
ketiga menghilangkan pencatatan yang
00:02:24
berulang-ulang yang keempat mudah
00:02:27
melacak lokasi surat yang diproses yang
00:02:30
kelima memudahkan penyusunan arsipnya
00:02:31
dan yang kena memudahkan inventarisasi
00:02:34
dan penilaian art
00:02:44
baik kita lihat Bagaimana caranya
00:02:46
mengidentifikasi surat ke dalam tiga
00:02:49
kategori
00:02:51
Hai ada surat penting ada surat biasa
00:02:53
dan ada surat rahasia Nah seperti apa
00:02:55
ciri-cirinya yang pertama surat penting
00:02:57
jika surat tersebut hilang atau
00:02:59
terlambat itu akan mengakibatkan
00:03:00
kesulitan bagi instansi yang
00:03:02
bersangkutan sebab tidak dapat diganti
00:03:05
dengan surat tembusan atau surat lainnya
00:03:07
ya kemudian surat tersebut mempunyai
00:03:10
proses lanjutan yang harus segera
00:03:12
dilaksanakan atau ditindaklanjuti
00:03:14
kemudian yang ketiga informasi yang
00:03:17
terkandung di dalam surat tersebut itu
00:03:20
tidak terdapat pada surat lain sehingga
00:03:22
kalau informasi itu tidak diketahui oleh
00:03:24
pimpinan atau oleh unit pengolah
00:03:27
tersebut maka bisa menimbulkan kesulitan
00:03:29
ya itu ciri-ciri serat penting Kemudian
00:03:32
ciri-ciri dari surat biasa itu biasanya
00:03:34
yang pertama kalau serat tersebut hilang
00:03:37
atau terlambat maka tidak akan
00:03:38
menimbulkan kesulitan bagi instansi yang
00:03:40
bersangkutan ya Kemudian yang kedua
00:03:42
sudah tersebut tidak akan diproses
00:03:44
selanjutnya Jadi cukup diketahui
00:03:46
informasinya saja ya dan yang ketiga
00:03:49
informasi yang terkandung dalam surat
00:03:52
tersebut terdapat pula dalam surat
00:03:54
lainnya yaitu ciri-ciri dari surat biasa
00:03:57
kemudian kita lihat ciri-ciri dari surat
00:03:59
rahasia yang pertama suratnya bersampul
00:04:02
lebih dari satu sampul ya Kemudian yang
00:04:05
kedua pada sampul surat tersebut
00:04:07
terdapat kode HS atau srks ya Nah
00:04:12
apabila petugas atau agendaris penilai
00:04:16
surat tersebut ragu-ragu dalam
00:04:19
menentukan apakah surat itu penting
00:04:21
biasa atau rahasia maka dapat ditanyakan
00:04:24
kepada atasannya ya supaya tidak
00:04:26
terdapat kesalahan dalam penilaian sip
00:04:30
surat tersebut
00:04:32
Halo
00:04:37
Sekarang kita akan melihat bagaimana
00:04:39
cara pengisian kolom kartu kendali
00:04:42
sekarang kita lihat dulu seperti ini
00:04:44
format kartu kendali ya di sini ada
00:04:47
indeks atau subjek ada tanggal ada m
00:04:50
garis miring keadaan nomor urut dan
00:04:51
kodenya untuk pengisian kolom indeks Ini
00:04:54
diisi dengan indeks suratnya Kemudian
00:04:57
untuk pengisian kode-kode diisi kode
00:04:59
klasifikasi menurut pola klasifikasi ya
00:05:03
jadi lihat sistem kearsipan nya seperti
00:05:06
apa kemudian kalau tanggal ini diisi
00:05:09
dengan tanggal terima surat ya kapan
00:05:12
sudah tersebut diterima kemudian nomor
00:05:15
urut diisi dengan nomor urut sesuai
00:05:17
dengan urutan kartu kendali surat masuk
00:05:20
atau surat keluar kemudian M atau garis
00:05:24
miring KM itu diisi dengan surat masuk
00:05:26
atau surat keluar hati tinggal nanti
00:05:30
seringkali salah satunya
00:05:32
iya oh perihal diisi dengan hal surat
00:05:36
isi ringkasan diisi dengan ringkasan
00:05:38
surat lampiran surat diisi dengan
00:05:40
lampiran surat Apabila ada kalau tidak
00:05:42
ada tinggal di strip saja atau
00:05:44
dikosongkan ya dari itu diisi alamat
00:05:47
pengirim surat Kalau surat tersebut
00:05:49
masuk dan kepada diisi alamat yang
00:05:52
dikirimi surat untuk surat keluar
00:05:54
kemudian tanggal surat ini diisi dengan
00:05:56
tanggal surat pengelola surat ini diisi
00:05:59
dengan unit pengolah surat ya kemudian
00:06:02
paraf Ini diisi oleh pengolah surat Ya
00:06:05
sudah menerima surat atau lembar kartu
00:06:08
kendalinya catatan ini Apabila ada saja
00:06:11
itu cara mengisi kolom kartu kendali
00:06:16
berikutnya kita lihat ya kita coba
00:06:20
simulasikan ya
00:06:22
Hai ini tugasnya di sini ada bekerja
00:06:24
sebagai staf administrasi pada PT Wijaya
00:06:27
Kusuma di jalan asia-afrika nomor 150
00:06:30
Bandung ya
00:06:31
Nah kita lihat kita coba identifikasi
00:06:34
mana surat masuk dan surat keluar nya ya
00:06:37
karena bekerja di PT Wijaya Kusuma ini
00:06:40
artinya surat-surat yang memiliki kop PT
00:06:43
Wijaya Kusuma berarti itu disebut dengan
00:06:46
surat keluar ya dan surat yang tidak
00:06:49
berkop kan PT Wijaya Kusuma maka ini
00:06:52
disebut dengan surat masuk ini contoh
00:06:55
surat luarnya jadi contoh surat masuknya
00:06:58
kemudian ini Ibu berikan juga contoh
00:07:01
untuk surat keluar yang berikutnya dan
00:07:04
contoh surat masuk berikutnya nah ini
00:07:07
contoh-contoh dari surat masuk dan surat
00:07:08
keluar ya mudah-mudahan kalian bisa
00:07:10
membedakannya
00:07:13
Hai
00:07:15
berikutnya
00:07:17
kita lihat Bagaimana cara pencatatan
00:07:19
surat masuk penting ke dalam kartu
00:07:21
kendali ya Ini surat masuknya nah ini
00:07:24
contohnya surat masuk ingat kita bekerja
00:07:27
di PT Wijaya utamanya kemudian ini kartu
00:07:30
kendali nya ya Sekarang kita akan
00:07:33
memasukkan ide kita surat ya yang ada di
00:07:36
sini kita masukkan ke dalam kartu
00:07:38
kendali ya berarti surat ini Tentunya
00:07:40
termasuk kedalam kelompok surat
00:07:42
pentingnya
00:07:43
nah indeks diisi dengan nah ini diambil
00:07:47
dari kopnya ya karena ini diasumsikan
00:07:50
bahwa kita menggunakan sistem abjad ya
00:07:53
kodenya PT diambil dari pesona Griya ya
00:07:57
Jadi ini dua huruf pertama dari kata
00:08:01
pesona ya itu dimasukkan sini kemudian
00:08:05
tangga Nah di sini kita ambil dari
00:08:08
tanggal suratna asumsi Nah asumsinya
00:08:11
karena tadi tanggal disini Ini diisi nah
00:08:13
pencatatan kita asumsikan bahwa surat
00:08:16
diterima seolah-olah dicatat tiga hari
00:08:19
dari tanggal
00:08:20
surat-suratnya dibuat tanggal 11na Mun
00:08:23
Baru kita terima
00:08:25
pada tanggal 14 Februari
00:08:28
2019 sikan ya seolah-olah suratnya baru
00:08:32
kita terima tanggal 14 Februari tiga
00:08:34
hari setelah sudah tersebut dibuat
00:08:36
kemudian
00:08:39
Hai m&k kita lihat saat ini surat masuk
00:08:42
kita seringkali m-nya kemudian nomor
00:08:45
urutnya depannya di surat yang pertama
00:08:47
kali dicatat kemudian kodenya masih
00:08:51
tetap diambil dari asal surat yaitu dari
00:08:54
pesona kodenya PF ya namun nanti index
00:08:57
dan kode nanti sesuaikan dengan
00:08:59
klasifikasi arsip ya kemudian perihal
00:09:02
kita masukkan dari hal surat kita
00:09:05
pindahkan ke sini kemudian isi ringkasan
00:09:07
kita bisa ambil dari isi suratnya ya
00:09:11
contohnya disini penawaran apartemen
00:09:13
seharga 3 m ya kemudian lampirannya dia
00:09:16
tidak ada maka kita tinggal strip saja
00:09:18
Kemudian dari mana karena ini surat
00:09:20
masuk maka ini adalah surat dari PT
00:09:22
pesona Griya Jalan Kayu Putih Utara B
00:09:25
Nomor 40 Jakarta kemudian
00:09:29
Hai kepada karena ini surat masuk maka
00:09:33
tidak ada kepada distrik saja Kemudian
00:09:36
tanggal surat ambil dari tanggal surat
00:09:37
yaitu 11 Februari
00:09:39
kemudian pengolahnya nanti pengolah Bisa
00:09:43
dicek di Lembar disposisi nanti pimpinan
00:09:46
memberikan instruksi atau disposisi
00:09:48
surat tersebut harus diolah oleh bagian
00:09:51
apa ya di sini dicontohkan oleh bagian
00:09:54
kepegawaian gitu ya
00:09:56
kemudian parah diisi oleh pengolah surat
00:10:00
Yato pengolah surat yang ada di bagian
00:10:02
kepegawaian sebagai bukti penerimaan
00:10:04
surat nya kemudian catatan kalau ada
00:10:07
boleh diisi Kalau tidak ada tinggal
00:10:09
strip saja Nah itu cara memasukkan atau
00:10:13
mencatat surat masuk kedalam kartu
00:10:15
kendali ya khusus untuk serat penting
00:10:18
berikutnya
00:10:20
kita lihat Bagaimana pencatatan surat
00:10:22
keluar penting ke dalam kartu kendali
00:10:25
kalau tadi surat masuk sekarang surat
00:10:27
keluar Nah ini Ibu beri contohnya surat
00:10:31
keluar ya karena kita bekerja di PT
00:10:33
Wijaya maka ini adalah surat keluar ya
00:10:35
Bu Diah kita lihat ini format kartu
00:10:38
kendalinya kemudian kita masukkan
00:10:40
identitasnya
00:10:42
indeks-indeks ini diambil dari sini
00:10:45
Nah di sini ya PT Karya Jaya maka Ibu
00:10:48
berikan indexnya kak ya karyajaya Ka Iya
00:10:52
kemudian tanggalnya diambil dari tanggal
00:10:54
surat
00:10:56
natalnya tetap ya 10 Jan 2012
00:11:00
Dini surat keluar maka tinggal
00:11:04
dilingkari kayaknya nomor urutnya boleh
00:11:07
disela keluar nomor urut 1 kodenya masih
00:11:10
tetap sama ambil dari alamat dalam
00:11:12
kodenya kak ya kemudian perihalnya ambil
00:11:16
dari perihal kemudian isi ringkas ambil
00:11:19
dari isi suratnya ditetapkan kiriman 100
00:11:22
with kursi sandaran pendek ya lebih
00:11:24
lengkap isinya dibanding dengan perihal
00:11:26
kemudian lampirannya tidak ada kita
00:11:29
tinggal saja Tata tidak kita melihat
00:11:31
tidak ada lampiran dalam surat ini
00:11:32
kemudian karena ini adalah surat keluar
00:11:35
maka ini surat ditujukan kepada siapa ia
00:11:38
darinya strip kemudian kepadanya diisi
00:11:40
dari PT Karya Jaya Jalan Semampir nomor
00:11:43
125 Bandung kemudian tanggalnya ambil
00:11:45
dari tanggal surat pengelolaannya itu
00:11:48
bagian penjualan contohnya asal surat
00:11:50
tersebut dibuat ya
00:11:52
kemudian paraf
00:11:54
baru catatan kalau ada boleh diisikan
00:11:56
Kalau tidak ada tinggal klik saja ya
00:11:58
lihat di sini perhatikan bahwa tanggal
00:12:01
pencatatan dan tanggal surat keluar itu
00:12:02
sama disini 10 Jan Di sini juga
00:12:08
Hai berikutnya kita akan Meliput
00:12:11
saat Bagaimana cara pencatatan surat
00:12:13
masuk keluar atau biasa ya ini properti
00:12:17
seperti ini lembar pengantar sebab biasa
00:12:19
jadi ada ke unit pengolah ada
00:12:22
disampaikan jam berapa nomor urut asal
00:12:25
surat itu juga tanggal surat perihal nah
00:12:27
ini Bu Contohkan ya Contohkan cara
00:12:30
mengisinya Unit Pengelola ditulis di
00:12:32
bagian kepegawaian contohnya kemudian
00:12:34
disampaikan pada pukul sepuluh nomor
00:12:37
urutnya satu suratnya berarti
00:12:41
Hai suratnya dari kita gustiani jalan
00:12:45
raya Pejaten nomor 20 100 200 102
00:12:49
Jakarta tanggalnya
00:12:51
30-01-2018 ya tentang lamaran kerja ini
00:12:54
bagi surat masuk ya keterangannya
00:12:56
berarti ini ditujukannya kepada
00:12:57
sekretaris ya nanti diterimanya
00:13:00
contohnya pada pukul 10.30 tandatangan
00:13:02
penerimanya adalah Aryana nama terangnya
00:13:05
Tuliskan tanggalnya tanggal enam Januari
00:13:08
saat diterimanya ya suratnya tanggal 3
00:13:12
terima oleh kita tanggal 60co secara
00:13:14
pencatatan surat masuk ke luar biasa
00:13:16
masuk atau keluar biasa gemet
00:13:21
Bagaimana cara melakukan pencatatan
00:13:23
surat masuk atau keluar Asia nah ini
00:13:25
contoh formatnya
00:13:28
Hai formatnya unit ada tanggal ada waktu
00:13:30
penyampaian nomor urut asal tanggal isi
00:13:33
ringkas keterangan nah bagaimana cara
00:13:34
mengisinya mengisinya nah ini saya
00:13:37
contohkan yang pertama isi unitnya ya
00:13:40
dari bagian mana tanggalnya contohnya
00:13:43
tanggal 20 Februari 2018 gue 1030
00:13:47
kemudian suratnya menurut satu asal
00:13:50
suratnya dari Depnaker
00:13:52
kemudian
00:13:53
tanggal suratnya ya tanggal 17 Februari
00:13:59
kemudian isi ringkasnya tentang daftar
00:14:01
nilai Diklat keterangan 10 orang
00:14:04
jumlahnya ada satu surat tanggalnya
00:14:06
tanggal 20 ya tanggal pencatatannya
00:14:10
hukumnya
00:14:12
10.50 Dian diterima ya nama jelas dak
00:14:15
tanda tangan deh baik itu saja
00:14:17
penjelasannya tentang bagaimana cara
00:14:19
mencatat surat masuk penting biasa atau
00:14:23
razia baik itu ke dalam lembar kartu
00:14:26
kendali ataupun lembar Natal surat biasa
00:14:29
atau ke dalam lembar pengantar surat
00:14:31
rahasia Nah sekian penjelasan dari saya
00:14:35
terima kasih atas segala perhatiannya
00:14:38
sudah diberikan ya jangan lupa untuk
00:14:41
subscribe channel nya ya untuk
00:14:44
memperoleh informasi video video
00:14:46
selanjutnya Terima kasih sampai bertemu
00:14:49
lagi di video-video jelek Taufiq
00:14:51
walhidayah wassalamualaikum
00:14:52
warahmatullahi wabarakatuh
